Convertisseur en ligne gratuit de EXCEL en ACCDB

Microsoft Access nécessite l’importation des données de feuille de calcul dans une base de données .accdb lorsque les données doivent prendre en charge des tables relationnelles, des requêtes, des formulaires ou des rapports. La conversion est également utile lorsqu’un destinataire ou une application métier accepte les bases de données Access, mais pas les classeurs Excel.

Qu’est-ce que le format Excel ?

Les classeurs Excel utilisent normalement l’extension .xlsx ; Excel 97–2003 utilisait .xls. Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Apple Numbers et les systèmes de reporting peuvent créer ou exporter ces fichiers.

Un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul, des formules, une mise en forme, des graphiques, des plages nommées, des tableaux croisés dynamiques et des macros. Excel est principalement un format de feuille de calcul : les feuilles de calcul ne fournissent pas automatiquement de relations entre les données, de clés primaires, d’intégrité référentielle ou de types de champs appliqués de manière cohérente.

Qu’est-ce que le format ACCDB ?

.accdb est le format de base de données Microsoft Access introduit avec Access 2007. Il peut stocker des tables, des relations, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros, des index et des règles de validation dans un seul fichier de base de données.

ACCDB convient aux tables associées, aux requêtes structurées, aux identifiants uniques, aux formulaires de saisie de données et aux applications de base de données de bureau de petite ou moyenne taille. Il ne remplace pas une base de données serveur pour les charges de travail à forte concurrence ou très volumineuses : SQL Server, PostgreSQL ou une autre plateforme serveur peut être plus appropriée. Les anciennes versions d’Access, notamment Access 2003, ne peuvent pas ouvrir les fichiers ACCDB sans composant de compatibilité.

Comment convertir Excel en ACCDB

Microsoft Access offre la conversion la plus contrôlable, car il importe le classeur dans des tables et permet de vérifier les types de champs et les clés.

1. Préparez le classeur. Attribuez à chaque feuille de calcul importée une seule ligne d’en-têtes, supprimez les lignes de titre et les lignes vides décoratives, et conservez un seul type de données dans chaque colonne. Enregistrez-le au format .xlsx ou .xls.
2. Ouvrez Access, sélectionnez Blank database, saisissez un nom de base de données se terminant par .accdb, puis sélectionnez Create.
3. Sélectionnez External Data → New Data Source → From File → Excel, choisissez le classeur, puis sélectionnez Import the source data into a new table in the current database.
4. Choisissez la feuille de calcul ou la plage nommée. Activez First Row Contains Column Headings lorsque la première ligne contient les noms des champs.
5. Vérifiez les noms et les types de champs détectés. Utilisez le type texte pour les identifiants qui contiennent des zéros initiaux, et vérifiez les champs de date, de devise, d’entier et de nombre décimal afin de détecter toute interprétation incorrecte.
6. Choisissez une option de clé primaire. Utilisez une colonne existante uniquement si ses valeurs sont uniques et jamais vides ; sinon, laissez Access ajouter un champ ID ou créez-en un ultérieurement.
7. Saisissez un nom de table, sélectionnez Finish, puis examinez les enregistrements importés. Répétez l’importation pour chaque feuille de calcul qui doit devenir une table.
8. Pour les tables associées, sélectionnez Database Tools → Relationships et créez des relations entre les champs clés correspondants. Créez ensuite les requêtes, formulaires ou rapports nécessaires.

Pour conserver le classeur comme source au lieu de copier ses données, choisissez External Data → New Data Source → From File → Excel → Link to the data source by creating a linked table. Une table liée stocke la connexion dans le fichier ACCDB, et non une copie complète de la feuille de calcul. Le classeur doit donc rester disponible, et toute modification de sa structure peut interrompre la liaison.

Utilisation du convertisseur en ligne intégré

Vous pouvez convertir gratuitement le fichier sur 101convert.com sans installer de logiciel : téléversez le fichier Excel, sélectionnez ACCDB comme format de sortie lorsqu’il est proposé, lancez la conversion, puis téléchargez le résultat. Ouvrez le résultat dans Access et vérifiez les tables, les enregistrements, les types de champs et les champs clés. Ne téléversez pas de données confidentielles ou réglementées, sauf si le service est autorisé à traiter ces données.

Limitations en matière de qualité et de compatibilité

• Les formules Excel sont généralement importées sous forme de valeurs affichées ou calculées, et non comme formules de feuille de calcul. Les graphiques, tableaux croisés dynamiques, mises en forme, mises en forme conditionnelles et éléments de mise en page Excel ne deviennent pas des objets Access équivalents.
• Chaque feuille de calcul devient normalement une table distincte. Les valeurs répétées, cellules fusionnées, sous-totaux, en-têtes mixtes et lignes vides de séparation doivent être supprimés ou normalisés avant l’importation.
• Des valeurs mixtes dans une même colonne peuvent amener Access à choisir un type inadapté ou à omettre les valeurs incompatibles. Les paramètres régionaux peuvent avoir une incidence sur l’interprétation des dates.
• Importez les identifiants tels que 00127 en tant que texte ; leur importation en tant que nombres supprime les zéros initiaux. Les identifiants numériques longs doivent également être stockés en tant que texte lorsqu’ils servent d’étiquettes plutôt que de valeurs.
• Les macros Excel, liens externes, feuilles protégées et code VBA ne sont pas automatiquement convertis en objets Access équivalents. Recréez la logique requise dans Access ou migrez-la manuellement.
• Un fichier ACCDB a une taille maximale de 2 Go, à l’exclusion des données stockées dans des sources externes liées. Utilisez Database Tools → Compact and Repair Database après des importations importantes, et répartissez les données ou déplacez-les vers une base de données serveur lorsque le fichier approche de cette limite.