Convertisseur en ligne gratuit de EXCEL en MDB

De nombreuses applications Microsoft Access anciennes, systèmes de création de rapports et appareils nécessitent une base de données .mdb plutôt qu’un classeur Excel. La conversion du classeur crée des tables Access qui peuvent être interrogées et modifiées par des logiciels ne prenant pas directement en charge .xlsx ou .xls.

Qu’est-ce que le format Excel ?

Microsoft Excel moderne utilise normalement le format .xlsx ; Excel 97–2003 utilise .xls. Les classeurs peuvent contenir des feuilles de calcul, des formules, une mise en forme, des graphiques, des filtres, des tableaux croisés dynamiques et des macros. Microsoft Excel crée ces fichiers, tandis que des applications telles que LibreOffice Calc peuvent ouvrir et enregistrer des classeurs compatibles.

Excel est conçu pour les calculs et la présentation, pas nécessairement pour le stockage de bases de données. Une feuille de calcul peut contenir plusieurs tables sans rapport, des lignes de titre, des cellules fusionnées, des lignes vides, des formules ou des valeurs incohérentes ; elle doit donc être nettoyée avant une importation fiable dans une base de données.

Qu’est-ce que le format MDB ?

.mdb est le format de base de données Microsoft Access principalement utilisé par Access 2003 et les versions antérieures. Les versions de bureau plus récentes d’Access peuvent généralement ouvrir et créer des bases de données MDB via le format de fichier Access 2002–2003. Un fichier MDB peut contenir des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros, des relations et des index.

MDB convient lorsqu’une ancienne application nécessite spécifiquement une base de données Access ou lorsque les données d’une feuille de calcul doivent disposer de champs typés, de clés primaires, de requêtes et de relations. Ses principales limites techniques sont l’ancien moteur de base de données Access et une taille maximale de fichier de base de données d’environ 2 Go. Les applications nécessitant des fonctionnalités Access plus récentes peuvent exiger .accdb.

Convertir avec Microsoft Access

1. Préparez le classeur. Placez une table logique sur chaque feuille de calcul, conservez une seule ligne d’en-tête, supprimez les lignes de titre décoratives et les cellules fusionnées, et utilisez un type de valeur cohérent dans chaque colonne.
2. Ouvrez la version de bureau de Microsoft Access et sélectionnez File → New → Blank database.
3. Dans une version récente d’Access, choisissez le format de base de données Access 2002–2003 lors de l’enregistrement, puis donnez à la base de données un nom de fichier .mdb. Dans les anciennes versions d’Access, créez normalement la base de données vide et vérifiez que son extension est .mdb.
4. Choisissez External Data → New Data Source → From File → Excel.
5. Sélectionnez le classeur .xls ou .xlsx, choisissez Import the source data into a new table in the current database, puis sélectionnez OK.
6. Sélectionnez la feuille de calcul ou la plage nommée. Activez First Row Contains Column Headings lorsque la première ligne contient les noms des champs.
7. Vérifiez les noms de champs, les types de données et les tailles de champs détectés. Utilisez Date/Time pour les dates réelles, un type numérique approprié pour les nombres et Long Text pour les valeurs dépassant les limites ordinaires du texte court.
8. Choisissez une clé primaire. Access peut ajouter un champ ID, utiliser une colonne unique existante ou laisser la table sans clé primaire lorsque cela est approprié.
9. Définissez le nom de la table de destination, terminez l’assistant et examinez les enregistrements importés. Répétez le processus pour chaque feuille de calcul qui doit devenir une table distincte.

Après avoir importé les tables associées, utilisez Database Tools → Relationships pour relier les champs de clé correspondants. Une clé primaire doit contenir des valeurs uniques et non vides, et les champs de clé étrangère associés doivent utiliser des types de données compatibles.

Convertir sans logiciel de bureau

Vous pouvez convertir le fichier gratuitement sur 101convert.com sans installer de logiciel : ouvrez le convertisseur EXCEL-to-MDB, téléversez le fichier .xls ou .xlsx, lancez la conversion et téléchargez le fichier .mdb obtenu. Vérifiez la base de données téléchargée dans Access avant de l’utiliser, en particulier lorsque le classeur contient plusieurs feuilles, des formules ou des données sensibles.

Limites de qualité et de compatibilité

La conversion transfère les données tabulaires des cellules ; elle ne transforme normalement pas les formules Excel, les graphiques, la mise en forme conditionnelle, les tableaux croisés dynamiques ou la mise en page des feuilles de calcul en objets Access équivalents. Les cellules contenant des formules peuvent être importées comme leurs dernières valeurs calculées plutôt que comme des formules modifiables, selon la méthode de conversion et selon que le classeur a été recalculé avant l’importation.

Des valeurs mixtes dans une même colonne Excel peuvent amener Access à déduire le mauvais type de champ ou à rejeter les valeurs qui ne correspondent pas au type déduit. Vérifiez les colonnes contenant des nombres mélangés à du texte, des dates stockées sous forme de chaînes, des valeurs vides, des symboles monétaires, des zéros en tête, des numéros de téléphone, des codes postaux ou d’autres identifiants. Importez les identifiants en tant que texte lorsque leur mise en forme doit être préservée.

Les classeurs protégés par mot de passe, endommagés, liés à des sources externes ou très volumineux peuvent ne pas être importés. Les macros nécessitent une gestion distincte et ne sont pas automatiquement converties en code VBA Access équivalent. Vérifiez que l’application destinataire prend en charge MDB, car les fonctionnalités, types de données et options de sécurité plus récents d’Access peuvent nécessiter .accdb plutôt que .mdb.