Convertisseur en ligne gratuit de ODS en MDB

Les programmes conçus pour Microsoft Access peuvent nécessiter une base de données .mdb au lieu d’une feuille de calcul OpenDocument. La conversion est également utile lorsque les données d’une feuille de calcul doivent devenir des tables Access interrogeables pour les requêtes, les formulaires ou les rapports.

Contenu des fichiers ODS et MDB

ODS est le format OpenDocument Spreadsheet utilisé par LibreOffice Calc, Apache OpenOffice Calc et d’autres applications de feuille de calcul. Il peut contenir plusieurs feuilles de calcul, des formules, des graphiques, de la mise en forme, des filtres et des tables de données.

MDB est l’ancien format de base de données de Microsoft Access, basé sur le moteur de base de données Jet. Un fichier MDB peut contenir des tables liées, des requêtes, des formulaires, des rapports, des index et des macros. Il prend donc en charge la gestion structurée des données, plutôt qu’une simple grille de cellules. Les versions d’Access à partir de 2007 utilisent principalement .accdb, mais elles peuvent toujours créer ou ouvrir des bases de données MDB lorsque les options de compatibilité et le moteur de base de données requis sont disponibles.

MDB convient aux anciennes applications Access et à la compatibilité avec les systèmes qui exigent spécifiquement des bases de données Jet. Sa taille de fichier maximale est d’environ 2 Go et il est moins adapté que ACCDB aux fonctionnalités Access plus récentes, aux grands ensembles de données et au développement d’applications modernes.

Comment convertir ODS en MDB

Il n’existe généralement pas de conversion directe et sans perte d’ODS vers MDB, car ces formats représentent des structures différentes. La méthode de bureau la plus fiable consiste à exporter chaque feuille de calcul sous forme de texte délimité, à l’importer dans Access, puis à y définir la structure de la base de données.

1. Ouvrez le fichier ODS dans LibreOffice Calc ou Apache OpenOffice Calc. Vérifiez les noms des feuilles de calcul, les lignes d’en-tête, les formules, les cellules fusionnées, les lignes masquées et les valeurs incohérentes avant l’exportation.
2. Exportez chaque feuille de calcul qui deviendra une table à l’aide de File → Save As. Sélectionnez Text CSV (.csv) et configurez le délimiteur, le qualificateur de texte, l’encodage des caractères et les paramètres décimaux. Exportez les feuilles séparément lorsque le classeur contient plusieurs tables.
3. Ouvrez Microsoft Access et créez une base de données vide au format .mdb, ou ouvrez un fichier MDB existant. Dans les versions plus récentes d’Access, sélectionnez le format de base de données hérité lors de la création ou de la conversion du fichier ; sinon, Access peut créer un fichier .accdb.
4. Importez chaque fichier CSV avec External Data → New Data Source → From File → Text File ou la commande équivalente External Data → Text File dans les anciennes versions d’Access. Choisissez Import the source data into a new table ou ajoutez les données à une table existante.
5. Dans l’assistant d’importation, indiquez si la première ligne contient les noms des champs, confirmez le délimiteur et le qualificateur de texte, puis définissez le type de données de chaque champ. Choisissez une clé primaire ou laissez Access ajouter un champ d’identifiant lorsque la source ne possède aucun identifiant unique fiable.
6. Répétez l’importation pour les autres feuilles de calcul. Créez les index, les relations, les règles de validation, les requêtes, les formulaires et les rapports dans Access après l’importation des tables, puis enregistrez et testez la base de données MDB.

Pour un fichier qui ne contient qu’une seule table simple, 101convert.com peut fournir une conversion en ligne sans installer de logiciel. Les classeurs complexes nécessitent toutefois de vérifier les tables obtenues et de reconstruire les relations de base de données dans Access.

Limites de qualité et de compatibilité

• CSV transporte les valeurs des cellules et une structure textuelle de base, mais pas les formules, les graphiques, la mise en forme, les feuilles de calcul multiples, les commentaires, les plages nommées ni les paramètres d’impression des feuilles de calcul. Les cellules contenant des formules sont normalement importées sous forme de résultats affichés ; recalculez et vérifiez donc les valeurs avant l’exportation.
• Access déduit les types de champs à partir de lignes échantillonnées. Les nombres et textes mélangés, les valeurs vides, les identifiants longs, les zéros initiaux, les pourcentages et les dates peuvent être mal interprétés. Définissez manuellement les types de champs et importez les identifiants tels que les codes postaux ou les références produit sous forme de texte court.
• L’encodage et les séparateurs sont importants. Utilisez UTF-8 lorsque cette option est disponible, sélectionnez le même délimiteur que celui utilisé lors de l’exportation et vérifiez les caractères accentués, les guillemets, les sauts de ligne intégrés et les virgules décimales après l’importation.
• Une feuille de calcul ne devient pas automatiquement une structure relationnelle normalisée. Si le classeur contient des groupes répétés ou plusieurs feuilles liées, importez-les dans des tables séparées et créez des clés primaires et étrangères au lieu de conserver des colonnes dupliquées.
• Les règles d’Access concernant les noms de tables et de champs, les mots réservés, la longueur maximale des champs et la taille limite des fichiers MDB peuvent nécessiter de renommer des champs, de raccourcir des valeurs ou de diviser une base de données volumineuse.
• Vérifiez les dates, les heures, les valeurs booléennes, les valeurs nulles, les colonnes calculées et les lignes en double dans Access. Une importation réussie confirme la structure du fichier, mais pas que chaque valeur a conservé sa signification prévue.