Convertir FP3 en XLSX

Les bases de données FileMaker héritées sont souvent exportées vers Excel à des fins de création de rapports, de partage d’enregistrements ou de conservation lorsque FileMaker n’est plus disponible. Excel ne peut pas ouvrir directement une base de données .fp3 ; le fichier doit donc d’abord être converti ou exporté via une version compatible de FileMaker.

Formats FP3 et XLSX

.fp3 est le format de base de données utilisé par FileMaker Pro 3 à FileMaker Pro 6. Il peut contenir des enregistrements, des définitions de champs, des modèles, des scripts, des relations, des calculs et des données de conteneur ; ce n’est pas un classeur Excel.

.xlsx est le format de classeur basé sur XML utilisé par Microsoft Excel 2007 et les versions ultérieures. Il prend en charge les feuilles de calcul, la mise en forme des cellules, les formules, les filtres et jusqu’à 1 048 576 lignes par feuille de calcul, mais il ne peut pas conserver les modèles, scripts, relations, comptes, privilèges ou la structure de base de données de FileMaker.

Convertir un fichier FP3 via FileMaker

1. Travaillez à partir d’une copie du fichier .fp3 d’origine. Conservez l’original inchangé, y compris les fichiers associés et les dossiers de conteneurs externes.
2. Ouvrez le fichier dans FileMaker Pro 7, qui peut convertir les fichiers FileMaker Pro 3 à 6 au nouveau format .fp7. Utilisez File → Open, sélectionnez le fichier .fp3 et autorisez FileMaker à créer la copie convertie.
3. Dans la base de données convertie, sélectionnez les enregistrements à exporter. FileMaker exporte l’ensemble trouvé actuel ; utilisez donc Records → Show All Records si tous les enregistrements sont nécessaires.
4. Utilisez File → Save/Send Records As → Excel dans FileMaker Pro 7 pour créer un classeur .xls. Incluez les noms de champs sur la première ligne et choisissez uniquement les champs nécessaires dans Excel.
5. Ouvrez le fichier .xls exporté dans Microsoft Excel ou LibreOffice Calc. Utilisez File → Save As et sélectionnez Excel Workbook (.xlsx).

Si une version actuelle de Claris FileMaker Pro est disponible, utilisez d’abord FileMaker Pro 7 comme intermédiaire pour créer le fichier .fp7, puis ouvrez et convertissez ce fichier dans la version actuelle. Exportez les enregistrements avec File → Export Records et choisissez un format de classeur Excel lorsqu’il est disponible.

Autre méthode d’exportation

Si l’exportation vers Excel n’est pas disponible dans l’installation FileMaker héritée, exportez les enregistrements au format .csv ou sous forme de texte délimité par des tabulations via File → Export Records. Importez ce fichier dans Excel avec Data → From Text/CSV, vérifiez le délimiteur, l’encodage, les dates et les types de colonnes, puis enregistrez-le au format .xlsx.

CloudConvert et Zamzar peuvent convertir un fichier .csv ou .xls déjà exporté au format .xlsx, mais ils ne remplacent pas FileMaker pour lire de manière fiable les bases de données propriétaires .fp3. Ne téléversez pas vers un service en ligne des bases de données ou des exportations contenant des données personnelles, financières, médicales ou confidentielles.

Vérifications de compatibilité

• Les fichiers .fp3 protégés par mot de passe ou endommagés doivent être ouverts ou réparés avant l’exportation. Un mot de passe FileMaker perdu ne peut pas être contourné en convertissant le fichier.
• Les lignes exportées contiennent les données des enregistrements, et non les scripts, modèles, portails, listes de valeurs, contrôles d’accès ou comportements relationnels de FileMaker.
• Les champs liés et les calculs exportent uniquement les valeurs disponibles dans le contexte de l’enregistrement actuel. Vérifiez les totaux calculés et les données liées après l’exportation.
• Les champs de conteneur tels que les images, les PDF et les fichiers sont généralement exportés sous forme de références ou ne peuvent pas être représentés de manière significative dans une feuille de calcul ; exportez ces fichiers séparément.
• Vérifiez les dates, les zéros initiaux, les identifiants longs et les valeurs commençant par =, +, - ou @. Excel peut les réinterpréter comme des dates, des nombres ou des formules ; importez si nécessaire les colonnes d’identifiants en tant que texte.
• Répartissez les exportations dépassant la limite de lignes d’Excel sur plusieurs feuilles de calcul ou classeurs.