Convertir FP3 en EXCEL

Les enregistrements FileMaker archivés doivent souvent être transmis à des personnes qui utilisent Excel, ou chargés dans des systèmes de reporting et de comptabilité qui acceptent les feuilles de calcul. L’exportation des enregistrements de la base de données au format .xlsx facilite le filtrage, l’examen et le partage des données sans distribuer le fichier FileMaker d’origine.

Qu’est-ce qu’un fichier FP3 ?

.fp3 est un ancien format de base de données de FileMaker Pro 3 ou FileMaker Pro 4. Il peut stocker des enregistrements, des rubriques, des modèles, des scripts, des listes de valeurs, des privilèges d’accès, des relations avec d’autres fichiers FileMaker ainsi que des références ou des données de rubriques conteneur ; ce n’est ni un classeur Excel ni un tableau texte.

FileMaker Pro 5 et 6 utilisent normalement .fp5, FileMaker Pro 7 à 11 utilisent .fp7, et FileMaker Pro 12 et les versions ultérieures utilisent .fmp12. Les versions actuelles de Claris FileMaker Pro n’ouvrent pas directement les fichiers .fp3.

Ce que signifie une sortie Excel

Excel est une application et non un format de fichier unique. Pour un classeur actuel, utilisez .xlsx ; utilisez .csv ou du texte délimité par des tabulations uniquement lorsque le système destinataire exige spécifiquement du texte brut. Un classeur .xlsx prend en charge les feuilles de calcul, la mise en forme, les formules, les filtres, les tableaux croisés dynamiques et les graphiques, tandis que CSV stocke uniquement des valeurs de cellules en texte brut dans un seul tableau.

Une exportation FileMaker transfère les valeurs des rubriques sélectionnées dans des lignes et des colonnes. Elle ne recrée pas dans Excel les modèles, scripts, jeux de privilèges, boutons, relations, recherches ou comportements de base de données de FileMaker.

Convertir la base de données avec FileMaker

1. Copiez le fichier .fp3 d’origine ainsi que les fichiers FileMaker associés dans un dossier de travail. Conservez les originaux sans les modifier. Une solution peut dépendre de bases de données associées, de fichiers conteneur externes ou de scripts qui ne sont pas nécessaires pour une simple exportation d’enregistrements, mais qui peuvent être indispensables pour interpréter les données.
2. Utilisez FileMaker Pro 11 pour ouvrir le fichier et le convertir au format .fp7. FileMaker Pro 11 est généralement l’intermédiaire utilisé pour les formats FileMaker 3 à 6, mais il s’agit d’un logiciel obsolète ; exécutez-le uniquement dans un environnement ancien contrôlé, de préférence hors ligne. Si vous ne disposez pas d’une copie sous licence, faites appel à un spécialiste de la migration FileMaker plutôt qu’à un site de conversion de fichiers non vérifié.
3. Saisissez des identifiants FileMaker valides. La protection par mot de passe ne peut pas être supprimée en modifiant le nom de fichier ou en important le fichier dans Excel.
4. Vérifiez les enregistrements à exporter. Records → Show All Records exporte la table complète ; sinon, File → Export Records exporte uniquement le jeu d’enregistrements trouvé actuel.
5. Dans File → Export Records, choisissez une option de classeur Excel si elle est disponible et enregistrez le fichier sous le nom records.xlsx. Sélectionnez les rubriques requises et définissez leur ordre d’exportation. Si la version de FileMaker installée ne peut pas exporter au format .xlsx, exportez plutôt du texte séparé par des tabulations ou au format CSV.
6. Ouvrez une exportation CSV ou délimitée par des tabulations dans Excel via Data → From Text/CSV, sélectionnez le délimiteur approprié et attribuez le type Text aux colonnes sensibles telles que les identifiants et les codes postaux. Enregistrez les données importées avec File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx).

Si la base de données convertie doit rester utilisable dans FileMaker moderne, ouvrez le fichier .fp7 obtenu dans FileMaker Pro 12 ou une version ultérieure et convertissez-le au format .fmp12. Cette conversion supplémentaire est inutile lorsque la seule exigence est une exportation Excel.

Ne renommez pas .fp3 en .xls ou .xlsx ; modifier une extension ne convertit pas le fichier. Les convertisseurs en ligne généraux ne constituent pas une solution fiable pour ce format de base de données propriétaire et sont inadaptés aux fichiers contenant des données relatives aux clients, aux employés, aux finances ou à la santé.

Vérifications des données et limites de compatibilité

• Excel convertit automatiquement les valeurs, sauf si les types d’importation sont définis explicitement. Traitez les numéros de compte, numéros de téléphone, codes produit, codes postaux et identifiants comme du texte. Excel ne conserve que 15 chiffres significatifs pour une valeur numérique ; les identifiants numériques plus longs doivent donc être importés comme du texte.
• Vérifiez l’interprétation des dates après l’importation, notamment lorsque le fichier FileMaker et Excel utilisent des conventions régionales différentes. Contrôlez les valeurs calculées, récapitulatives et issues de rubriques liées par rapport à la base de données d’origine avant de vous y fier.
• Une feuille de calcul Excel contient au maximum 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Répartissez les exportations plus volumineuses sur plusieurs feuilles ou fichiers.
• Les rubriques conteneur ne deviennent pas des pièces jointes Excel pleinement utilisables. Exportez séparément le contenu des rubriques conteneur depuis FileMaker lorsque cela est nécessaire, puis incluez les noms de fichier, chemins ou liens hypertexte dans la feuille de calcul.
• CSV ne conserve pas la mise en forme Excel, les formules, les feuilles multiples ni les types de données de manière fiable. Préférez .xlsx pour une feuille de calcul réutilisable ; ne conservez le CSV que pour les systèmes qui l’exigent.