Convertir OFX en XLS

Les banques proposent souvent des téléchargements de transactions au format OFX, tandis que les anciens systèmes de comptabilité et les modèles de feuilles de calcul peuvent accepter uniquement le format XLS. La conversion des données crée des lignes modifiables pour le tri, les calculs, les rapports ou l’importation dans des logiciels qui ne peuvent pas lire OFX.

Qu’est-ce que l’OFX ?

OFX (Open Financial Exchange) est un format structuré permettant de transférer des données de comptes, de soldes, de relevés et de transactions entre les établissements financiers et les logiciels de finances personnelles. Les banques utilisent généralement .ofx ; .qfx est une variante apparentée utilisée par certains établissements et certaines applications financières. Un fichier OFX peut contenir des dates, des bénéficiaires, des mémos, des montants, des types de transactions, des identifiants de compte, des soldes et des identifiants de transaction attribués par la banque. Il ne s’agit pas d’une feuille de calcul et il ne définit ni colonnes de feuille, ni mise en forme, ni formules, ni graphiques.

Des applications telles que GnuCash, Quicken, Moneydance et d’autres logiciels de comptabilité peuvent importer des fichiers OFX, bien que la prise en charge de QFX et de certaines variantes bancaires diffère.

Qu’est-ce que le format XLS ?

XLS est l’ancien format binaire de classeur d’Excel, compatible avec Microsoft Excel, LibreOffice Calc et de nombreux anciens systèmes de comptabilité. Il prend en charge les formules, les filtres, les graphiques et plusieurs feuilles de calcul, mais chaque feuille est limitée à 65 536 lignes et 256 colonnes. Utilisez plutôt XLSX lorsque le programme destinataire l’accepte ; XLS est principalement requis par les anciens logiciels.

Convertir avec GnuCash et Excel ou Calc

1. Installez GnuCash depuis gnucash.org, créez un livre ou ouvrez-en un, puis effectuez une sauvegarde du fichier .ofx d’origine.
2. Utilisez File → Import → Import OFX/QFX, sélectionnez le fichier et associez ses transactions au compte GnuCash approprié. Vérifiez le compte détecté et les correspondances de transactions avant de terminer l’importation.
3. Ouvrez le registre du compte et utilisez sa commande d’exportation pour créer un fichier CSV. Sélectionnez les champs de transaction nécessaires dans la feuille de calcul, tels que la date, la description, le mémo, le montant, le type de transaction, le solde et l’identifiant de transaction. Les noms des menus de GnuCash varient selon la version ; un rapport de compte ou de transactions peut également être exporté au format CSV.
4. Ouvrez le fichier CSV dans Excel ou LibreOffice Calc. Définissez le délimiteur et l’encodage des caractères corrects, puis configurez les paramètres de date, de décimales et de séparateur de milliers correspondant aux paramètres régionaux de la banque. Importez les numéros de compte et les identifiants de transaction en tant que texte si les zéros initiaux doivent être conservés.
5. Dans Excel, choisissez File → Save As et sélectionnez Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Dans Calc, choisissez File → Save As et sélectionnez Excel 97-2003 (*.xls). Acceptez l’avertissement de compatibilité et vérifiez le classeur enregistré.

Cette méthode analyse les champs financiers avant de créer la feuille de calcul. Ouvrir directement un fichier OFX en tant que texte délimité peut fusionner incorrectement des champs, car OFX est une donnée structurée et non un tableau ordinaire.

Automatiser les conversions répétées

Pour le traitement par lots, utilisez un analyseur OFX prenant en charge les fichiers plus anciens de type SGML ainsi que les fichiers OFX fondés sur XML, extrayez les champs de transaction requis et écrivez-les au format CSV ou XLSX. Convertissez le fichier XLSX obtenu avec LibreOffice si une sortie XLS destinée aux anciens logiciels est requise ; par exemple, une conversion en ligne de commande de LibreOffice installé localement peut utiliser soffice --headless --convert-to xls --outdir output transactions.xlsx. Les bibliothèques d’analyse et les options de ligne de commande évoluent au fil du temps : validez donc la sortie par rapport au relevé bancaire avant de l’utiliser pour la comptabilité. Ne supposez pas qu’un analyseur XML générique puisse traiter correctement chaque téléchargement OFX.

Utiliser un convertisseur en ligne

Des services tels que CloudConvert, Convertio et Zamzar peuvent proposer une conversion d’OFX vers XLS, mais les formats d’entrée et de sortie pris en charge peuvent changer ; vérifiez que le service répertorie actuellement les deux formats avant d’effectuer l’envoi. La conversion en ligne transmet le fichier, qui peut contenir des noms, des numéros de compte, des soldes et l’historique complet des transactions, à un tiers. Utilisez un processus local pour les données confidentielles, sauf si les conditions de stockage, de suppression et de traitement du fournisseur sont acceptables.

Vérifier le classeur converti

• Comparez les signes des débits et des crédits, le nombre de transactions, les soldes d’ouverture et les soldes de clôture avec le relevé d’origine. Les banques n’utilisent pas de conventions de signe identiques.
• Vérifiez les dates autour de minuit, des changements de mois et des changements d’année. Les champs de fuseau horaire et les paramètres régionaux de date peuvent modifier l’affichage d’une transaction par le logiciel de feuille de calcul.
• Vérifiez que le texte des bénéficiaires, les mémos, les identifiants de transaction et les zéros initiaux ont été conservés lors des étapes CSV et XLS. Conservez les identifiants sous forme de texte lorsque cela est nécessaire.
• Les métadonnées OFX, les champs de rapprochement, l’état des transactions en attente, les en-têtes spécifiques à l’établissement et les informations de mise à jour peuvent ne pas apparaître dans le classeur. Le fichier XLS est une copie destinée à l’analyse, et non un remplacement du fichier OFX d’origine.
• Ne dépassez pas 65 536 lignes dans une feuille XLS. Divisez l’exportation par compte ou par date, ou conservez une copie XLSX pour les historiques plus volumineux.