Convertir DOC en RIS

Qu’est-ce que le format DOC ?

.doc est l’ancien format binaire Word de Microsoft, utilisé pour les manuscrits, les rapports et les listes de références. Microsoft Word, les anciennes versions de LibreOffice Writer et d’autres logiciels de traitement de texte peuvent le créer ; les versions actuelles de Word utilisent normalement .docx. Un fichier DOC peut contenir des références saisies ordinairement, des champs de citation Word ou une bibliographie générée par un module complémentaire de gestion des références.

Qu’est-ce que le format RIS ?

RIS est un format d’échange en texte brut pour les notices bibliographiques. Une notice utilise des lignes balisées telles que TY - JOUR pour le type de référence, AU - pour un auteur, TI - pour un titre, JO - pour une revue et ER - pour marquer la fin de la notice. Les gestionnaires de références et les bases de données de bibliothèques utilisent RIS pour transférer les auteurs, les titres, les dates, les noms de revues, les identifiants et d’autres champs de citation.

RIS est utile parce qu’il est portable, modifiable sous forme de texte et pris en charge par Zotero, EndNote, RefWorks, Citavi et de nombreuses bases de données universitaires. Il ne s’agit pas d’un format de document ; il ne peut donc pas préserver la mise en forme Word ni les contenus non bibliographiques.

Comment convertir DOC en RIS

Il n’existe pas de conversion universelle fiable en un clic lorsqu’un DOC contient une liste de références mise en forme. La méthode pratique consiste à extraire les références, à les analyser pour créer des notices structurées, à vérifier les métadonnées, puis à exporter le résultat au format RIS.

Utilisez la bibliothèque de références d’origine lorsqu’elle est disponible. Si la bibliographie a été produite par Zotero, EndNote, RefWorks ou un autre module complémentaire de citation, ouvrez la bibliothèque de cette application au lieu d’analyser le DOC. Sélectionnez les notices concernées et utilisez sa commande d’exportation, telle que File → Export, puis choisissez RIS. La bibliothèque contient des champs structurés qui peuvent être perdus lorsque Word affiche la bibliographie.

Pour une liste de références saisie ordinairement :

1. Faites une copie du DOC et ouvrez-la dans Microsoft Word ou LibreOffice Writer. Supprimez les titres, les numéros de page, les notes de bas de page, le texte environnant et tout autre élément ne faisant pas partie des références.
2. Enregistrez uniquement la liste de références au format texte brut avec File → Save As → Text. Si l’application ne parvient pas à lire correctement l’ancien DOC, enregistrez d’abord une copie de travail au format .docx, puis exportez cette copie au format texte.
3. Collez le texte dans AnyStyle, un analyseur de références fonctionnant dans un navigateur. Vérifiez les auteurs, les titres, les années, les revues, les numéros de volume et de fascicule, les pages, les valeurs DOI et les types de référence détectés avant l’exportation.
4. Exportez les notices analysées au format BibTeX et importez ce fichier dans Zotero avec File → Import.
5. Sélectionnez les éléments importés dans Zotero et utilisez File → Export Items ou File → Export Library. Choisissez RIS et enregistrez le fichier .ris obtenu.

AnyStyle est pratique pour les bibliographies non sensibles. Ne téléversez pas de manuscrits confidentiels, de références inédites ou de données personnelles vers un analyseur en ligne. Pour un flux de travail entièrement local, utilisez LibreOffice pour extraire le texte, puis saisissez manuellement les notices dans Zotero ou EndNote, ou utilisez un outil d’analyse local que vous avez testé.

LibreOffice peut extraire du texte depuis la ligne de commande s’il est installé et si le répertoire de sortie existe déjà :

soffice --headless --convert-to txt:Text --outdir extracted "references.doc"

Utilisez le fichier texte généré comme entrée de l’analyseur. La commande extrait le texte visible ; elle ne récupère pas les champs de citation des modules complémentaires Word propriétaires.

Pour les références comportant des identifiants, récupérez-les plutôt que de les analyser. Les valeurs DOI peuvent être recherchées via Crossref, auprès d’un éditeur, d’une bibliothèque universitaire ou dans Zotero avec Add Item by Identifier. Les valeurs PMID peuvent être récupérées dans PubMed, et les ISBN dans le catalogue d’une bibliothèque ou une base de données de livres. Exportez directement les notices obtenues au format RIS. Les notices fondées sur des identifiants contiennent généralement des métadonnées plus exactes concernant la revue, l’auteur, les pages et le type de publication qu’un analyseur travaillant à partir d’une mise en forme visuelle.

Pour seulement quelques références, saisissez-les manuellement. Créez chaque élément dans Zotero ou EndNote, vérifiez-le par rapport à la publication d’origine, puis exportez les notices sélectionnées au format RIS. La saisie manuelle est souvent plus rapide que la correction des erreurs d’analyse dans une liste courte et mise en forme de manière incohérente.

Limites de qualité et de compatibilité

Une citation affichée dans Word peut être du texte ordinaire, un champ Word ou un contenu généré par un module complémentaire propriétaire. Un fichier DOC ne contient donc pas nécessairement une base de données bibliographique complète et portable. L’analyse peut mal identifier les initiales, les auteurs collectifs, les sous-titres, les numéros d’article, les plages de pages, les noms accentués et plusieurs travaux réunis dans un même paragraphe.

Ouvrez le fichier .ris obtenu dans un éditeur de texte et vérifiez que chaque notice comporte une ligne TY - plausible et se termine par ER -. Importez-le dans le gestionnaire de références de destination et examinez un échantillon, notamment l’ordre des auteurs, le DOI, le titre de la revue, l’année, le volume, le fascicule, les pages et le type de référence. Certains programmes interprètent les balises RIS différemment ; corrigez donc les champs dans l’application de destination après l’importation.

Ne considérez pas comme faisant autorité un service de conversion PDF ou DOC qui promet une sortie RIS automatique : la mise en forme seule ne permet pas d’identifier de manière fiable tous les champs bibliographiques. Conservez le DOC d’origine ainsi que la bibliothèque de références vérifiée ou le fichier RIS exporté comme des éléments distincts ; RIS ne préservera pas la mise en page, les images, les modifications suivies ni le style bibliographique du document source.