Convertir WORD en RIS

Un document Word peut nécessiter une conversion lorsqu’un gestionnaire de références ou une base de données universitaire accepte le format RIS, mais pas les fichiers .doc ou .docx. La conversion transfère les notices bibliographiques identifiables, et non la mise en forme ou le texte intégral du document.

Qu’est-ce que le format Word ?

Les fichiers Microsoft Word utilisent normalement l’extension .doc ou .docx. Microsoft Word, Microsoft 365, LibreOffice Writer, les exports Google Docs et d’autres suites bureautiques peuvent les créer ou les ouvrir.

Un document Word peut contenir des paragraphes ordinaires, des tableaux, des notes de bas de page, des images, des citations dans le texte et des bibliographies. Les sources ajoutées avec la fonctionnalité References → Manage Sources de Word sont également stockées sous forme de notices structurées dans un fichier XML de bibliographie, généralement Sources.xml. Une bibliographie saisie comme texte ordinaire ne possède aucun champ garanti pour l’auteur, le titre, la date, l’identifiant ou le type de publication.

Qu’est-ce que le format RIS ?

RIS est un format d’échange en texte brut balisé pris en charge par EndNote, Zotero, Mendeley, RefWorks, Citavi, JabRef et de nombreuses bases de données de bibliothèques. Une notice commence normalement par TY - et se termine par ER -. Les balises courantes incluent AU - pour l’auteur, TI - pour le titre, JO - pour le journal, PY - pour l’année, VL - pour le volume, SP - pour la première page et DO - pour le DOI.

RIS est utile pour transférer des métadonnées bibliographiques entre des gestionnaires de références et des bases de données. Il ne conserve pas la mise en page Word, le texte des paragraphes, les modifications suivies, le style des citations, les notes de bas de page ni le contenu des documents joints.

Choisir la source des références

Si la bibliographie a été créée par Zotero, EndNote, Mendeley ou un autre gestionnaire de références, exportez-la depuis cette bibliothèque d’origine. Cette méthode est plus précise que l’analyse de la bibliographie visible dans Word, car la bibliothèque conserve les champs structurés, les identifiants, les notes et les pièces jointes. Utilisez la commande d’exportation du gestionnaire et sélectionnez RIS.

Si le gestionnaire de sources intégré à Word a créé la bibliographie, utilisez sa liste de sources XML structurée. Si le document contient uniquement une liste de références saisie manuellement, utilisez un analyseur de références, puis vérifiez les notices importées.

Convertir les notices de sources Word

1. Ouvrez le document dans Microsoft Word pour ordinateur et sélectionnez References → Manage Sources afin de confirmer que les citations sont des sources gérées par Word plutôt que du texte saisi manuellement.
2. Créez une copie de sauvegarde du fichier de bibliographie de Word, généralement Sources.xml. Sous Windows, il se trouve généralement dans %APPDATA%\Microsoft\Bibliography\ ; son emplacement peut varier selon la version de Word et le système d’exploitation.
3. Importez le fichier XML dans un gestionnaire de références pour ordinateur prenant en charge le XML de bibliographie Microsoft Word, comme une version actuelle de JabRef. Si cette option d’importation est absente, ne renommez pas le fichier XML en .ris ; utilisez le flux de travail pour les listes saisies manuellement ci-dessous ou convertissez les notices avec un outil XML-vers-format de référence documenté.
4. Examinez les notices importées, corrigez le type de source et les champs manquants, puis utilisez la commande d’exportation du gestionnaire et sélectionnez RIS. Dans JabRef, utilisez sa fonction d’exportation et choisissez RIS.
5. Ouvrez le fichier .ris obtenu dans l’application de destination et examinez plusieurs notices représentatives avant d’importer le fichier complet.

Convertir une liste de références saisie manuellement

1. Copiez uniquement les références bibliographiques de Word dans un fichier texte brut. Supprimez les titres, la numérotation, les artefacts de retrait suspendu et le texte sans rapport, mais conservez une référence complète par paragraphe.
2. Pour une liste non confidentielle, envoyez les références à AnyStyle, un analyseur de citations capable d’exporter au format BibTeX. Vous pouvez également saisir individuellement les données DOI, ISBN, PMID ou de titre dans ZoteroBib.
3. Importez le fichier BibTeX obtenu dans Zotero ou JabRef. Dans Zotero, sélectionnez les éléments ou la collection importés et choisissez File → Export Library, puis sélectionnez RIS. Dans JabRef, utilisez sa commande d’exportation et sélectionnez RIS.
4. Pour une petite bibliographie, ajouter chaque élément à Zotero par DOI, ISBN ou PMID est souvent plus précis que l’analyse d’un texte mis en forme. Utilisez la fonction Add Item by Identifier de Zotero, vérifiez les métadonnées récupérées et exportez la collection au format RIS.

Utilisez les services en ligne uniquement pour les références qui ne contiennent aucun contenu confidentiel de manuscrit, aucune donnée personnelle ni aucun contenu soumis à des restrictions. Un convertisseur DOCX-vers-RIS générique modifie généralement le conteneur du fichier ou extrait le texte ; il ne peut pas déduire des champs bibliographiques fiables, sauf s’il prend explicitement en charge l’extraction de bibliographies.

Vérifier le fichier converti

Une référence mise en forme peut être analysée incorrectement lorsque les noms d’auteurs, les initiales, les sous-titres, les dates de publication, les plages de pages ou les auteurs institutionnels sont ambigus. Vérifiez les notices auprès de l’éditeur, de la page de destination du DOI, de Crossref, de PubMed ou d’un catalogue de bibliothèque.

Les types de sources Word ne correspondent pas parfaitement aux types RIS. Les livres, articles de revues, rapports, pages web, communications de conférences et recueils édités peuvent nécessiter une correction manuelle des champs TY, DOI, URL, journal, volume, numéro, pages, éditeur et édition. Certains exportateurs utilisent des valeurs génériques telles que GEN ou ELEC lorsqu’aucun type RIS plus approprié n’est disponible.

Les citations dans le texte telles que (Smith, 2020) ne contiennent pas suffisamment d’informations pour créer des notices fiables. Une bibliographie Word générée automatiquement est également incomplète si ses sources sous-jacentes ne contiennent pas de données DOI, de pages, d’éditeur ou d’auteur. Conservez le fichier d’origine .docx et, le cas échéant, Sources.xml, car l’exportation RIS peut supprimer des champs et des éléments de mise en forme propres à Word.