Convertisseur en ligne gratuit de MDB en RTF

Les fichiers MDB contiennent des bases de données, tandis que les fichiers RTF contiennent des documents mis en forme. Cette conversion est donc généralement nécessaire lorsque des enregistrements ou des rapports de base de données doivent être partagés, modifiés ou archivés dans un traitement de texte. Le résultat utile est normalement une table, une requête ou un rapport Access exporté, plutôt que la structure complète de la base de données.

Qu’est-ce que le format MDB ?

MDB est l’ancien format de base de données Microsoft Access utilisé par Access 2003 et les versions antérieures, bien que les versions plus récentes d’Access puissent encore l’ouvrir et le créer. Un fichier MDB peut contenir des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros, des relations, des index et des modules VBA.

Vous rencontrez généralement des fichiers MDB dans d’anciennes applications professionnelles, des systèmes comptables, des bases de données d’inventaire, des projets Access archivés et des exports de bases de données provenant d’organisations qui n’ont pas migré vers le format ACCDB plus récent. Un fichier MDB n’est pas un document. Une conversion RTF ne peut donc pas préserver les formulaires interactifs, le comportement relationnel, les requêtes en tant qu’objets exécutables, les macros ou les autorisations de la base de données.

Qu’est-ce que le format RTF ?

RTF (Rich Text Format) est un format de document pris en charge par Microsoft Word, LibreOffice Writer, WordPad et de nombreuses applications de traitement de documents. Il stocke les paragraphes, la mise en forme des caractères, les tableaux, les sauts de page et certains objets incorporés dans un fichier texte brut relativement portable.

Le format RTF convient lorsque les destinataires doivent consulter ou modifier le contenu exporté d’une base de données sans Microsoft Access. Il est également utile pour les rapports imprimés et l’échange de documents à long terme, mais il ne conserve pas les tables de la base de données en tant que tables pouvant être interrogées indépendamment et ne préserve pas l’application MDB d’origine.

Comment convertir réellement MDB en RTF

Exporter un rapport Access

1. Ouvrez le fichier MDB dans Microsoft Access. Si le fichier est endommagé ou bloqué, créez une sauvegarde et ouvrez-le avec la version correcte d’Access ou dans un environnement Access Runtime compatible.
2. Ouvrez le rapport qui contient les enregistrements requis. Si aucun rapport n’existe, créez-en un avec l’Assistant Rapport et sélectionnez la table ou la requête comme source d’enregistrement.
3. Vérifiez le rapport dans l’aperçu avant impression et définissez le regroupement, le tri, l’orientation de la page, les marges et les champs visibles.
4. Utilisez External Data → Export → Word ou la commande d’exportation Word/RTF spécifique à la version.
5. Choisissez un nom de fichier de sortie tel que customer_report.rtf, sélectionnez la destination et terminez l’exportation. Dans les versions d’Access qui proposent un choix de format, sélectionnez Rich Text Format.

L’exportation d’un rapport est la méthode la plus fiable, car Access restitue les champs, les libellés, le regroupement et la mise en page sélectionnés avant d’écrire le fichier RTF.

Exporter les données d’une table ou d’une requête

1. Ouvrez la table ou la requête enregistrée contenant les enregistrements requis.
2. Supprimez les colonnes inutiles, appliquez des filtres et triez les enregistrements avant l’exportation.
3. Pour un export direct vers Word/RTF, utilisez External Data → Export → Word si cette commande est disponible pour l’objet sélectionné.
4. Si la commande n’est pas disponible ou produit une mise en page médiocre, créez un rapport à partir de la table ou de la requête et exportez plutôt ce rapport.

Pour créer un document à partir de champs sélectionnés, utilisez le publipostage de Microsoft Word avec Access comme source de données, puis enregistrez le document terminé via File → Save As et choisissez Rich Text Format (*.rtf).

Convertir sans installer de logiciel de bureau

Vous pouvez utiliser le convertisseur gratuit de 101convert.com : importez le fichier MDB, choisissez RTF comme format de sortie, lancez la conversion et téléchargez le résultat. Pour les bases de données confidentielles, utilisez plutôt un processus local avec Access au lieu de télécharger le fichier, et vérifiez les conditions de traitement et de conservation du service avant de l’envoyer.

Qualité, compatibilité et limitations

La conversion RTF exporte une représentation des données ; elle ne convertit pas le MDB en base de données fondée sur RTF. Les relations, les clés primaires, les index, les règles de validation, les formulaires, les rapports en tant qu’objets Access modifiables, les macros, le code VBA et les requêtes ne peuvent généralement pas être récupérés à partir du fichier RTF obtenu.

Après la conversion, vérifiez les dates, les valeurs monétaires, les champs null, les caractères Unicode, les champs mémo longs, les colonnes calculées et les images incorporées. Les rapports Access peuvent être paginés différemment au format RTF, et les contrôles complexes, les graphiques, les sous-rapports, la mise en forme conditionnelle et les en-têtes de page peuvent être simplifiés ou omis.

Pour les grandes tables, exportez les données par sections ou créez un rapport avec des sauts de page contrôlés. Conservez le fichier original .mdb et comparez le nombre d’enregistrements ainsi que des valeurs représentatives entre la requête source et le document RTF obtenu.