Convertisseur en ligne gratuit de MDB en PDF

Le PDF est nécessaire lorsqu’une base de données Access doit être partagée avec des personnes qui ne disposent pas de Microsoft Access, imprimée de manière cohérente ou conservée comme document immuable. La conversion produit un document à partir des données sélectionnées de la base, et non une base de données de remplacement.

Format MDB et ses utilisateurs

MDB est le format de base de données Microsoft Access utilisé par Access 2003 et les versions antérieures ; les versions ultérieures d’Access peuvent toujours ouvrir de nombreux fichiers MDB. Une base de données MDB peut contenir des tables, des requêtes, des relations, des index, des formulaires, des états, des macros, des modules VBA et des définitions de tables liées.

Les fichiers MBD sont courants dans les systèmes professionnels existants, les outils internes de gestion des stocks, les bases de données de contacts, les applications de comptabilité et les anciens flux de travail basés sur Access. Microsoft Access est l’application la plus fiable pour ouvrir un fichier MDB et afficher ses états. D’autres programmes de base de données peuvent lire les tables au moyen de pilotes, mais ne peuvent généralement pas reproduire les formulaires Access, les états, le code VBA ou les connexions de données externes.

Format PDF et ses limites

PDF est un format de document à mise en page fixe conçu pour garantir un affichage et une impression cohérents sur différents systèmes d’exploitation et appareils. Il peut préserver le texte, les polices, les images, le format de page, les en-têtes et la numérotation des pages lorsqu’il est exporté directement depuis Access.

Un PDF ne conserve pas les tables modifiables, les relations, les requêtes, les formulaires, les macros ni les modules VBA. Il contient un instantané des données sélectionnées, telles qu’un état, un formulaire, le résultat d’une requête ou une liste de tables. Le texte peut ne pas être indexable ou sélectionnable lorsque le PDF est produit au moyen d’un pilote d’imprimante basé sur une image.

Convertir un fichier MDB en PDF

Déterminez quel objet Access doit être exporté avant la conversion. Un état Access est généralement la meilleure source, car il contrôle le tri, le regroupement, la largeur des colonnes, les en-têtes, les marges et les sauts de page.

Pour convertir le fichier sans installer de logiciel, téléversez le fichier MDB sur 101convert.com, choisissez PDF comme format de sortie, lancez la conversion, puis téléchargez le PDF. Vérifiez attentivement le résultat : un fichier MDB peut contenir plusieurs tables et états, et il n’existe pas de vue imprimable universelle pour chaque base de données.

Pour obtenir le résultat le plus fidèle, exportez le fichier depuis Microsoft Access :

1. Ouvrez le fichier MDB dans Microsoft Access. Activez les macros ou le contenu actif uniquement si le fichier provient d’une source fiable ; les fichiers MDB peuvent contenir du code VBA.
2. Ouvrez l’état, le formulaire, la table ou la requête requis. Créez d’abord un état lors de l’exportation d’une table ou d’une requête nécessitant des en-têtes répétables, des largeurs contrôlées, un regroupement ou des sauts de page.
3. Vérifiez la mise en page dans File → Print Preview ou dans l’aperçu avant impression de l’état. Définissez le format du papier, l’orientation, les marges, la mise à l’échelle, les filtres et le tri avant l’exportation.
4. Sélectionnez l’objet, puis utilisez External Data → PDF or XPS. Choisissez PDF (*.pdf), indiquez le nom du fichier de destination, puis sélectionnez Publish.
5. Sélectionnez Standard (publishing online and printing) pour une sortie de qualité imprimée, ou Minimum size (publishing online) lorsqu’un fichier plus petit est plus important que la qualité des images.

Access 2007 peut nécessiter le complément Save as PDF or XPS de Microsoft. Les versions d’Access dépourvues de fonction d’exportation PDF peuvent imprimer l’objet sélectionné au moyen d’une imprimante PDF installée, mais l’exportation directe au format PDF offre généralement une meilleure conservation du texte et des polices.

Vérifications de qualité et de compatibilité

Exécutez les requêtes paramétrées et appliquez les filtres requis avant l’exportation. Le PDF enregistre uniquement les lignes renvoyées au moment de l’exportation, et non la logique de la requête ni les modifications futures de la base de données.

Les feuilles de données larges répartissent souvent les colonnes sur plusieurs pages ou réduisent excessivement la taille du texte. Utilisez l’orientation paysage, supprimez les champs inutiles, définissez des largeurs de colonnes explicites ou repensez la sortie sous la forme d’un état.

Les fichiers MDB peuvent dépendre de tables liées, de connexions ODBC, de fichiers externes, de contrôles ActiveX et de procédures VBA. Un convertisseur dans un navigateur ou un autre ordinateur peut ne pas disposer de ces dépendances ; exportez donc le fichier depuis l’environnement Access d’origine lorsque le document doit correspondre aux données opérationnelles.

Les fichiers MDB protégés par mot de passe nécessitent des identifiants valides avant l’exportation. Appliquez une protection par mot de passe PDF distincte ou des contrôles d’accès lorsque la sortie contient des enregistrements confidentiels.