Convertir FP7 en XLS

Un destinataire peut avoir besoin d’un classeur Excel pour effectuer des modifications tabulaires, créer des rapports ou importer des données dans un logiciel qui ne peut pas lire une base de données FileMaker. La conversion des enregistrements au format .xls assure la compatibilité avec les anciennes installations d’Excel et les anciens systèmes professionnels, mais elle ne convertit pas la structure de la base de données.

Qu’est-ce que le format FP7 ?

.fp7 est le format de base de données FileMaker Pro utilisé par FileMaker Pro 7 à FileMaker Pro 11. Un fichier FP7 peut contenir des tables, des rubriques, des relations, des modèles, des scripts, des calculs, des listes de valeurs, des rubriques conteneur, des index et des autorisations de comptes. Les anciennes bases de données professionnelles, les systèmes de gestion des contacts, les inventaires, les dossiers de recherche et les archives utilisent couramment ce format.

FP7 n’est pas une feuille de calcul. Les données peuvent être réparties entre des tables liées, tandis qu’un modèle peut afficher des valeurs calculées, récapitulatives ou liées qui ne sont pas des colonnes stockées ordinaires. FileMaker Pro est généralement nécessaire pour interpréter correctement la base de données avant l’exportation.

Qu’est-ce que le format XLS ?

.xls est le format binaire de classeur de Microsoft Excel, principalement associé à Excel 97–2003 et aux anciennes intégrations logicielles. Il stocke les lignes et les colonnes, les formules, la mise en forme de base et les graphiques dans un format accepté par les applications qui ne prennent pas en charge les classeurs .xlsx plus récents.

Une feuille de calcul XLS est limitée à 65 536 lignes et 256 colonnes. XLS ne peut pas conserver les relations FileMaker, les modèles, les scripts, les privilèges, les règles de validation, les index, le comportement des portails ni le schéma de la base de données.

Comment convertir FP7 en XLS

1. Sauvegardez l’original. Travaillez sur une copie de database.fp7. Procurez-vous les identifiants du compte requis si le fichier est protégé.
2. Ouvrez la copie dans FileMaker Pro. FileMaker Pro 11 peut ouvrir les fichiers FP7 sans les modifier. FileMaker Pro 12 et les versions ultérieures peuvent généralement convertir un fichier FP7 au nouveau format FileMaker lors de son ouverture ; conservez l’original, car cette conversion crée un nouveau fichier et peut ne pas être réversible. Utilisez une installation compatible de FileMaker et vérifiez que les scripts, les calculs et les relations se chargent correctement.
3. Sélectionnez les enregistrements requis. Ouvrez l’occurrence de table ou le modèle approprié, effectuez une recherche si seul un sous-ensemble est nécessaire et vérifiez le nombre d’enregistrements trouvés. Le contexte du modèle actif influence les rubriques liées et calculées.
4. Choisissez File → Export Records.
5. Dans la boîte de dialogue d’exportation, sélectionnez les rubriques et l’ordre requis pour la feuille de calcul. Vérifiez attentivement les rubriques calculées, récapitulatives et liées : leurs valeurs exportées dépendent de l’enregistrement actuel, du contexte et de l’état du calcul.
6. Si la version de FileMaker propose une option d’exportation Excel, sélectionnez-la et créez un fichier intermédiaire .xlsx. Les versions de FileMaker prenant en charge l’exportation Excel produisent généralement des classeurs Excel plus récents plutôt que l’ancien format .xls.
7. Ouvrez le classeur intermédiaire dans Microsoft Excel ou LibreOffice Calc. Dans Excel, choisissez File → Save As, sélectionnez Excel 97-2003 Workbook (*.xls) et acceptez l’avertissement relatif au format. Dans Calc, choisissez File → Save As, sélectionnez Excel 97-2003 (.xls) et conservez le format demandé lorsque vous y êtes invité.
8. Rouvrez le fichier .xls obtenu et vérifiez le nombre de lignes et de colonnes, les en-têtes, les dates, les valeurs numériques, les formules, les caractères non ASCII, les valeurs vides et les rubriques d’identification telles que les codes postaux ou les numéros de compte.

Si l’exportation directe vers Excel n’est pas disponible, utilisez File → Export Records pour créer un fichier CSV encodé en UTF-8. Ouvrez le fichier CSV via le processus d’importation d’Excel ou de Calc, sélectionnez le délimiteur approprié et l’encodage UTF-8, définissez les identifiants sur Text afin de conserver les zéros initiaux, puis enregistrez le fichier au format .xls. Le format CSV conserve les valeurs tabulaires, mais pas la mise en forme, les formules, les relations ni les données de conteneur FileMaker.

Les services en ligne ne constituent généralement pas une solution directe pour FP7, car nombre d’entre eux n’interprètent pas la structure propriétaire de FileMaker. Pour un fichier .xlsx non confidentiel déjà produit par FileMaker, des services tels que Zamzar ou CloudConvert peuvent proposer une conversion de .xlsx vers .xls lorsque cette paire de formats figure sur leurs sites actuels. Ne téléversez pas de dossiers de base de données personnels, réglementés ou commercialement sensibles sans autorisation, et vérifiez localement le classeur converti.

Limites de qualité et de compatibilité

• L’exportation contient les rubriques sélectionnées des enregistrements sélectionnés, et non l’application FileMaker d’origine. Conservez séparément le fichier FP7 si la logique de la base de données ou l’historique d’audit est nécessaire.
• Les rubriques liées, les calculs, les rubriques récapitulatives et les données de portail peuvent dépendre du contexte du modèle ou de l’état des enregistrements liés. Testez des enregistrements représentatifs avant d’exporter l’ensemble des données.
• Les rubriques conteneur peuvent contenir des images, des documents, des fichiers audio ou d’autres fichiers. L’exportation Excel peut ne pas les conserver sous forme de contenu incorporé exploitable ; exportez séparément le contenu des conteneurs lorsque sa conservation est nécessaire.
• Les rubriques répétitives, les textes à valeurs multiples, les lignes de portail et les récapitulatifs ne correspondent pas toujours à une seule ligne XLS à plat. Décidez s’il faut les aplatir, les répartir dans plusieurs exportations ou conserver la base de données source.
• Les jeux de données dépassant 65 536 lignes ou 256 colonnes nécessitent plusieurs fichiers ou feuilles de calcul, un classeur .xlsx plus récent ou un autre format de données. L’enregistrement de formules, de mises en forme ou de caractères modernes au format XLS peut entraîner des avertissements de compatibilité ou une perte de fonctionnalités.