Convertir FMP12 en XLS

Un ancien système comptable, un outil de reporting ou une ancienne installation d’Excel peut nécessiter un classeur .xls plutôt qu’une base de données FileMaker. La conversion exporte les enregistrements sélectionnés pour une utilisation dans un tableur ; elle ne reproduit pas l’intégralité de la solution FileMaker.

Qu’est-ce que le format FMP12 ?

.fmp12 est le format de base de données natif de FileMaker Pro, introduit avec FileMaker Pro 12 et utilisé par les versions ultérieures de FileMaker Pro. Un fichier peut contenir des tables, des rubriques, des enregistrements, des modèles, des relations, des calculs, des scripts, des comptes, des privilèges, des listes de valeurs et des données de conteneur telles que des images ou des documents. Les entreprises le rencontrent couramment lors de la migration d’une ancienne solution FileMaker, du partage de données professionnelles ou de l’extraction d’enregistrements pour une autre application.

Qu’est-ce que le format XLS ?

.xls est l’ancien format binaire de classeur Excel de Microsoft, principalement associé à Excel 97–2003 et aux anciens systèmes d’importation. Il prend en charge les feuilles de calcul, les formules, la mise en forme et les graphiques, mais chaque feuille de calcul est limitée à 65 536 lignes et 256 colonnes. Utilisez-le uniquement lorsque le programme destinataire ne peut pas accepter le nouveau format .xlsx ou exige spécifiquement des fichiers Excel 97–2003.

Exporter avec FileMaker Pro

1. Ouvrez la base de données dans FileMaker Pro et accédez au modèle qui fournit les rubriques et les enregistrements à exporter.
2. Recherchez les enregistrements requis. FileMaker exporte normalement l’ensemble trouvé actuel, et pas nécessairement tous les enregistrements de la table.
3. Choisissez File → Export Records....
4. Saisissez un nom de fichier et sélectionnez Excel Workbook (*.xlsx), si cette option est disponible. FileMaker Pro exporte généralement au format Excel moderne plutôt qu’au format binaire .xls plus ancien.
5. Dans la boîte de dialogue d’ordre des rubriques, supprimez les rubriques inutiles et organisez les rubriques restantes comme colonnes du tableur. N’incluez les rubriques liées que lorsque la relation renvoie l’enregistrement lié souhaité.
6. Terminez l’exportation et ouvrez le fichier .xlsx obtenu dans Microsoft Excel ou LibreOffice Calc.

Pour les exportations texte telles que CSV, choisissez un encodage de caractères approprié dans les options d’exportation de FileMaker. Les classeurs Excel préservent normalement leur propre encodage du texte ; les paramètres d’encodage ne remplacent pas la vérification des caractères non latins après l’exportation.

Enregistrer le classeur au format XLS

Dans Microsoft Excel, choisissez File → Save As, sélectionnez Excel 97–2003 Workbook (*.xls) et acceptez l’avertissement de compatibilité. Dans LibreOffice Calc, choisissez File → Save As, sélectionnez Excel 97–2003 (*.xls) et conservez le format sélectionné lorsque vous y êtes invité. Rouvrez le fichier enregistré et vérifiez les dates, les heures, les formules, les textes longs, l’encodage des caractères et les types de colonnes.

Si FileMaker Pro n’est pas disponible, demandez au propriétaire de la base de données d’exporter l’ensemble trouvé requis au format .xlsx ou CSV. Les services en ligne généralistes interprètent rarement correctement la structure propriétaire .fmp12. Une fois les données exportées, un service tel que CloudConvert peut convertir un fichier .xlsx non confidentiel en .xls, mais Excel ou LibreOffice en local évite de téléverser des enregistrements professionnels et offre généralement un meilleur contrôle des avertissements de compatibilité.

Limites de qualité et de compatibilité

Il s’agit d’une exportation de données, et non d’une conversion de base de données. Les modèles, les scripts, les relations, les portails, les comptes, les privilèges, les listes de valeurs, les définitions de rubriques et les calculs propres à FileMaker ne deviennent pas des fonctionnalités XLS équivalentes. Les rubriques calculées sont normalement exportées sous forme de résultats évalués, et non sous forme de calculs FileMaker réutilisables ou de formules Excel.

Les dates, les heures, les nombres et les séparateurs décimaux peuvent changer selon les valeurs FileMaker, les paramètres régionaux et l’interprétation de l’application destinataire. Exportez si possible les identifiants, les codes postaux, les numéros de téléphone et les autres valeurs comportant des zéros initiaux en tant que texte ; sinon, Excel risque de supprimer ces zéros. Vérifiez les formules et les caractères spéciaux après l’enregistrement au format .xls, car la compatibilité avec les anciens formats Excel peut modifier les fonctionnalités non prises en charge.

Les rubriques de conteneur ne sont pas conservées sous forme de cellules natives de tableur. Exportez séparément les documents ou les images lorsqu’ils doivent rester disponibles, et vérifiez la manière dont FileMaker gère chaque rubrique de conteneur avant de supprimer la base de données source. Un jeu de données dépassant les limites de lignes ou de colonnes du format XLS doit rester au format .xlsx, être réparti entre plusieurs fichiers ou feuilles de calcul, ou être fourni dans un format orienté base de données. Ne téléversez pas de fichiers FMP12 confidentiels vers un convertisseur en ligne : la base de données peut contenir des enregistrements, des fichiers de conteneur, des métadonnées liées aux comptes et d’autres informations qui dépassent les seules données visibles de la table.