Convertir ODB en XLS

Les destinataires peuvent avoir besoin d’un classeur Excel 97–2003, ou les enregistrements d’une base de données peuvent nécessiter une modification, un filtrage, une génération de rapports ou un partage dans un tableur. La conversion exporte les tables ODB sélectionnées ou les résultats de requête ; elle ne transforme pas toute la structure de la base de données en une seule feuille de calcul.

Qu’est-ce que le format ODB ?

.odb est le format de base de données OpenDocument utilisé par LibreOffice Base et Apache OpenOffice Base. Un fichier ODB peut contenir des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des relations et des paramètres de connexion ; ses données peuvent être incorporées au fichier ou stockées dans une base de données externe accessible par l’intermédiaire d’un pilote.

Les fichiers ODB sont utilisés pour les petites bases de données de bureau, les formulaires Base et l’échange de bases de données entre utilisateurs de LibreOffice ou OpenOffice. ODB n’est pas un format de tableur, et Excel ne l’ouvre généralement pas comme un classeur. Si le fichier provient d’un autre produit, vérifiez sa source avant de tenter une conversion, car l’extension .odb peut représenter des formats autres qu’une base de données Base.

Qu’est-ce que le format XLS ?

.xls est le format de classeur Microsoft Excel 97–2003 hérité. Il reste utile pour les anciennes installations d’Excel, les systèmes de génération de rapports, les visionneuses de feuilles de calcul et les applications qui refusent .xlsx.

XLS stocke les feuilles de calcul, les valeurs des cellules, les formules, la mise en forme et certains graphiques, mais ne peut pas préserver les relations, formulaires, rapports, index, règles de validation ou définitions de requêtes de Base. Utilisez plutôt .xlsx lorsque l’application destinataire le prend en charge, sauf si XLS est spécifiquement requis.

Comment convertir un fichier ODB avec LibreOffice

1. Installez LibreOffice et ouvrez la base de données via File → Open. Sélectionnez le fichier .odb.
2. Dans la fenêtre Base, ouvrez Tables ou Queries, puis ouvrez la table ou la requête contenant les enregistrements requis. Une requête est préférable lorsque l’exportation nécessite un filtrage, un tri, des champs calculés ou des données jointes.
3. Sélectionnez les enregistrements affichés avec Edit → Select All, puis copiez-les avec Edit → Copy.
4. Ouvrez LibreOffice Calc, sélectionnez la cellule A1 et collez les enregistrements. Vérifiez les en-têtes, les dates, les séparateurs décimaux, les valeurs vides, l’encodage des caractères et les types de colonnes.
5. Choisissez File → Save As, sélectionnez Excel 97–2003 (*.xls) et confirmez Use Excel 97–2003 Format lorsque LibreOffice affiche l’avertissement relatif au format.
6. Exportez chaque table ou requête requise séparément, en utilisant des feuilles de calcul ou des classeurs distincts, selon le cas. Les tables associées doivent être jointes ou restructurées d’une autre manière avant de pouvoir être représentées dans une feuille de calcul plate.

LibreOffice est l’option locale la plus pratique, car il peut lire les fichiers ODB de Base et écrire des fichiers XLS sans envoyer le contenu de la base de données à un tiers. Un fichier ODB connecté à une base de données externe peut nécessiter le pilote de base de données d’origine, des identifiants, un accès réseau et une connexion fonctionnelle avant que ses tables puissent être ouvertes.

Utiliser CSV comme format intermédiaire

Pour une table ou une requête simple, copiez le résultat de Base dans Calc et utilisez File → Save As pour créer d’abord un fichier .csv. Rouvrez le fichier CSV dans Calc, sélectionnez le séparateur approprié et l’encodage UTF-8, vérifiez l’interprétation des colonnes, puis enregistrez la feuille corrigée au format Excel 97–2003 (*.xls). CSV est utile pour résoudre les problèmes de séparateur ou d’encodage, mais il stocke uniquement les valeurs et ne conserve ni les formules, ni la mise en forme, ni les relations, ni les métadonnées de la base de données.

Convertisseurs en ligne et limites de compatibilité

La plupart des services de conversion en ligne courants ne prennent pas en charge de manière fiable les fichiers ODB de LibreOffice Base ; les services qui acceptent les feuilles de calcul ordinaires peuvent refuser les fichiers ODB ou n’interpréter qu’une partie de leur contenu. Le téléversement d’une base de données peut également divulguer des enregistrements personnels ou confidentiels. Utilisez une conversion locale avec LibreOffice, sauf si un service contrôlé prend explicitement en charge cette variante d’ODB et respecte les règles requises en matière de protection des données.

XLS est limité à 65 536 lignes et 256 colonnes par feuille de calcul. Répartissez les exportations plus volumineuses sur plusieurs feuilles de calcul ou utilisez XLSX. Après l’enregistrement, vérifiez les dates, les zéros initiaux, les identifiants longs, les valeurs monétaires, le texte non ASCII, les valeurs nulles et les formules, car les applications de feuille de calcul peuvent réinterpréter les types de données de la base. Les clés primaires, index, relations, contraintes, formulaires, rapports, macros et la logique des requêtes doivent être recréés séparément ; le fichier XLS contient normalement uniquement le résultat tabulaire exporté.