Convertir WDB en XLS

Une ancienne base de données Microsoft Works peut nécessiter une conversion lorsqu’un destinataire, un système de reporting ou un ordinateur de bureau n’accepte qu’un classeur Excel. La conversion au format .xls permet également de modifier les enregistrements tabulaires dans Excel, mais la structure de la base de données elle-même n’est pas conservée.

Qu’est-ce que le format WDB ?

.wdb identifie généralement un fichier Microsoft Works Database créé par Microsoft Works. Il stocke les enregistrements dans des champs définis par l’utilisateur, tels que des contacts, des adresses, des articles d’inventaire ou des listes simples, plutôt que dans une feuille de calcul standard.

L’extension n’est pas unique : des applications sans rapport utilisent également .wdb. Vérifiez le programme source avant la conversion. Renommer le fichier en .xls ne change que son nom et ne convertit pas son contenu.

Qu’est-ce que le format XLS ?

.xls est le format binaire de classeur Excel utilisé par Microsoft Excel 97–2003 et pris en charge par certains anciens tableurs et logiciels professionnels. Il peut contenir des feuilles de calcul, des formules, une mise en forme, des filtres et des graphiques, ce qui rend les enregistrements plus faciles à modifier et à partager qu’un fichier de base de données Works.

Chaque feuille de calcul .xls est limitée à 65 536 lignes et 256 colonnes. Utilisez .xlsx pour les nouveaux flux de travail, sauf si une application legacy exige spécifiquement .xls ; ce format prend en charge des feuilles plus grandes et les fonctionnalités Excel plus récentes.

Convertir avec Microsoft Works

1. Ouvrez le fichier dans Microsoft Works Database, de préférence avec l’installation de Works qui l’a créé ou avec une installation compatible de Works 6–9.
2. Vérifiez les noms des champs, le nombre d’enregistrements, les dates, les valeurs vides, la longueur du texte et les caractères inhabituels avant l’exportation.
3. Utilisez File → Save As ou File → Export et sélectionnez un format délimité proposé par cette version de Works, tel qu’un fichier .csv délimité par des virgules ou un texte délimité par des tabulations. Définissez les délimiteurs de champs et de texte lorsque le programme propose ces options.
4. Ouvrez le fichier exporté dans Excel ou LibreOffice Calc. Dans la boîte de dialogue d’importation, sélectionnez le délimiteur et l’encodage appropriés, puis définissez les codes postaux, numéros de téléphone, numéros de compte et autres identifiants comme Text afin de conserver les zéros initiaux.
5. Dans Excel, sélectionnez File → Save As, choisissez Excel 97-2003 Workbook (*.xls), puis enregistrez. Dans LibreOffice Calc, choisissez File → Save As et sélectionnez un format Excel 97–2003 .xls.

Si Works propose un export direct vers Excel, vous pouvez l’utiliser, mais vérifiez le résultat aussi soigneusement que pour une conversion CSV. L’export délimité constitue généralement la solution de repli la plus portable.

Lorsque Microsoft Works n’est pas disponible

Les versions actuelles d’Excel et de LibreOffice Calc n’offrent généralement pas de prise en charge directe fiable des fichiers Microsoft Works Database. Une installation sous licence ou le support d’origine de Microsoft Works peut donc être nécessaire, parfois dans une machine virtuelle Windows plus ancienne capable d’exécuter le programme.

Des utilitaires spécialisés pour Works peuvent extraire les enregistrements, mais leur prise en charge varie selon la version de Works et la structure du fichier. N’utilisez un utilitaire qu’après avoir vérifié qu’il prend explicitement en charge les fichiers Microsoft Works Database, et pas simplement un autre format doté d’une extension .wdb. Exportez les données extraites vers un fichier .csv, un texte délimité par des tabulations ou un autre format d’échange documenté, puis importez-les dans Excel et enregistrez-les au format .xls.

Conversion en ligne

Des services tels que Zamzar et Convertio proposent parfois Microsoft Works Database comme format d’entrée, mais leurs formats pris en charge et la qualité de leurs conversions évoluent. Avant l’envoi, vérifiez que le service indique explicitement .wdb comme Microsoft Works Database et .xls comme format de sortie ; une mention générique de WDB peut désigner une autre application.

Importez une copie plutôt que l’original et n’utilisez pas de service en ligne pour des contacts confidentiels, des données financières ou d’autres données sensibles. Ouvrez le classeur renvoyé et comparez son nombre de lignes, ses en-têtes, ses dates et quelques enregistrements représentatifs avec la source.

Limites de qualité et de compatibilité

Un fichier CSV ou texte intermédiaire transfère les valeurs des champs, mais pas la base de données complète. Les formulaires, rapports, index, relations, règles de validation, types de champs et champs calculés propres à Works sont normalement perdus. La mise en forme et les formules peuvent également devoir être recréées manuellement.

Examinez les champs contenant des virgules, des guillemets ou des sauts de ligne, car des paramètres incorrects de délimitation ou de mise entre guillemets peuvent décaler les valeurs dans les mauvaises colonnes. Vérifiez les dates par rapport à la source, car les paramètres régionaux peuvent inverser les positions du mois et du jour. Empêchez la conversion automatique des identifiants longs et des valeurs décimales lors de l’importation.

Si les données dépassent les limites de lignes ou de colonnes de .xls, enregistrez-les au format .xlsx ou répartissez-les sur plusieurs feuilles de calcul. Rouvrez le classeur terminé dans Excel ou LibreOffice et vérifiez le nombre d’enregistrements, les en-têtes de colonnes, les dates, les identifiants, les formules et plusieurs enregistrements de chaque partie de la base de données d’origine.