Convertir QRP en XLS

Un workflow de comptabilité, ERP ou d’importation ancien peut nécessiter un classeur .xls même lorsque le rapport disponible est un fichier .qrp. La conversion depuis l’application d’origine du rapport préserve bien mieux les colonnes de données que l’extraction de texte à partir d’un rapport imprimé.

Que sont les fichiers QRP ?

QRP identifie généralement un rapport préparé créé avec QuickReport, un composant de reporting utilisé par les applications Delphi et C++Builder. Les logiciels professionnels conçus avec QuickReport peuvent enregistrer des rapports rendus pour une consultation ou une impression ultérieure sous forme de fichiers .qrp.

Un fichier QRP est généralement un rapport organisé par pages contenant du texte positionné, des en-têtes, des pieds de page, des lignes, des images et des valeurs disposées pour être imprimées correctement. Il ne s’agit ni d’un tableur ni d’une table de base de données : Microsoft Excel ne peut donc normalement pas l’ouvrir directement. L’extension .qrp peut également être propre à une application : identifiez le programme qui a créé le fichier avant de choisir un convertisseur.

Les capacités d’exportation de QuickReport dépendent de la version de QuickReport, des filtres d’exportation installés et de l’implémentation du développeur de l’application. Ne supposez pas que tous les programmes produisant des fichiers QRP peuvent exporter directement vers XLS.

Que sont les fichiers XLS ?

XLS est le format binaire de classeur Microsoft Excel utilisé par Excel 97 à Excel 2003. Il peut stocker des feuilles de calcul, des valeurs de cellules, des formules, une mise en forme, des graphiques et plusieurs feuilles.

Utilisez XLS uniquement lorsqu’un système destinataire l’exige explicitement. Le format plus récent XLSX est préférable pour les workflows Excel actuels, car une feuille XLS est limitée à 65 536 lignes et 256 colonnes, tandis que XLSX prend en charge des feuilles de calcul beaucoup plus grandes.

Microsoft Excel et LibreOffice Calc peuvent ouvrir et enregistrer des classeurs XLS. Dans LibreOffice Calc, utilisez File → Save As et sélectionnez Excel 97–2003 (.xls).

Convertir depuis l’application source

1. Ouvrez ou régénérez le rapport dans l’application professionnelle qui a créé le fichier QRP. Préférez cette méthode plutôt que d’essayer de convertir le fichier .qrp autonome.
2. Recherchez une commande d’exportation, généralement File → Export, Report → Export ou Save As.
3. Sélectionnez les formats de sortie dans l’ordre suivant : XLS ou XLSX, CSV, texte délimité par des tabulations ou XML.
4. Ouvrez le fichier exporté dans Excel ou LibreOffice Calc et comparez les totaux du rapport, les dates, les valeurs décimales et le nombre de lignes avec le rapport source.
5. Si un ancien système exige XLS, enregistrez le classeur vérifié sous Excel 97–2003 Workbook (*.xls).

Pour une application basée sur QuickReport, le développeur peut ajouter ou activer le filtre d’exportation approprié. L’exportation du dataset sous-jacent vers CSV, XLSX ou un extract de base de données est normalement plus précise que la conversion de la page de rapport rendue, car elle conserve les champs et les lignes réels plutôt que les coordonnées de la page.

Lorsqu’un fichier QRP est le seul fichier disponible

Utilisez le visualiseur de rapports correspondant ou l’utilitaire du fournisseur du logiciel d’origine, s’il en existe un. Demandez au fournisseur un export CSV, XLS, XLSX, XML ou de base de données, ou le visualiseur spécifique capable de rouvrir les fichiers QRP de cette application.

Il n’existe pas de service en ligne QRP-to-XLS largement fiable, car les fichiers QRP varient selon l’application et les sites de conversion génériques prennent rarement correctement en charge leur structure interne. Ne téléversez pas de rapports financiers, de personnel, médicaux ou clients vers des services de conversion non vérifiés. Si le rapport ne peut qu’être imprimé, un extracteur PDF-to-table est une solution de dernier recours, et non une méthode de conversion fiable.

Vérifications de compatibilité et de qualité des données

Un rapport peut avoir une apparence tabulaire tout en stockant chaque valeur à des coordonnées fixes sur la page. Les convertisseurs peuvent donc placer les en-têtes, les numéros de page, les descriptions avec retour à la ligne et les totaux dans des cellules incorrectes, ou insérer des lignes vides entre les pages imprimées.

CSV conserve les lignes et les valeurs, mais pas les formules, la mise en forme des cellules, les cellules fusionnées, les images, les graphiques ou plusieurs feuilles de calcul. Lors de l’importation d’un CSV dans Excel, utilisez Data → From Text/CSV si nécessaire afin de sélectionner le délimiteur, l’encodage et les types de colonnes appropriés. Définissez les numéros de compte, les codes postaux et les autres identifiants comportant des zéros initiaux comme texte avant l’enregistrement.

Certains anciens exportateurs de rapports créent du HTML ou du texte brut et se contentent d’attribuer une extension .xls. Si Excel affiche un avertissement concernant le format de fichier, vérifiez le paramètre d’exportation et, lorsque cela est possible, exportez au format CSV, puis enregistrez le fichier via Excel ou LibreOffice comme un véritable classeur XLS. Enregistrez la sortie au format .xlsx, ou répartissez-la sur plusieurs feuilles, lorsque le rapport dépasse la limite de lignes de XLS.