Convertir XLSX en MPP

Les équipes reçoivent souvent des échéanciers de tâches sous forme de classeurs Excel, mais ont besoin de Microsoft Project pour la planification fondée sur les dépendances et la modification native des plans. La conversion du classeur crée un plan .mpp que les utilisateurs de Project peuvent réviser, recalculer et partager.

Qu’est-ce que le format XLSX ?

.xlsx est le format de classeur basé sur XML utilisé par Microsoft Excel, LibreOffice Calc, les exportations de Google Sheets et de nombreux systèmes métier. Il stocke des feuilles de calcul contenant des cellules, des formules, des tableaux, de la mise en forme, des graphiques et des règles de validation. Les données de projet arrivent souvent au format XLSX sous la forme d’une liste de tâches gérée manuellement ou d’une exportation provenant d’un ERP, d’un système de tickets ou d’un système de reporting.

Qu’est-ce que le format MPP ?

.mpp est le format natif de plan de projet de Microsoft Project. Il peut stocker les tâches, les niveaux hiérarchiques, les calendriers, le temps de travail, les contraintes, les dépendances, les ressources, les affectations, les références, la progression, les affichages et les métadonnées de planification qu’un tableur ne modélise pas nativement.

MPP est le format cible approprié lorsque le fichier doit être modifié dans Microsoft Project ou recalculé par son moteur de planification. Il ne s’agit pas simplement d’un fichier XLSX plus petit ou plus portable : seules les colonnes du tableur contenant des données de projet compatibles peuvent être mappées vers les champs de Project.

Convertir un fichier XLSX avec Microsoft Project desktop

Microsoft Project desktop est l’option la plus fiable, car son Excel Import Wizard mappe les colonnes de la feuille de calcul vers les champs natifs de Project. Project for the web et Microsoft Planner sont des produits distincts et ne proposent pas le même workflow d’importation MPP sur ordinateur.

Préparez le classeur avant l’importation :

• Placez une tâche ou une ressource par ligne et utilisez une seule ligne d’en-tête.
• Utilisez des colonnes telles que Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Names et % Complete.
• Utilisez des dates non ambiguës, des unités de durée cohérentes telles que 5d, ainsi que des ID de prédécesseurs ou des références de lignes pouvant être mappés de manière cohérente.
• Supprimez les cellules fusionnées, les lignes de titre décoratives, les lignes de tâches vides, les formules de sous-total et les valeurs de date ou de durée ambiguës.

1. Ouvrez Project desktop et sélectionnez File → Open → Browse.
2. Définissez le filtre de type de fichier sur Excel Workbook (*.xlsx), sélectionnez le classeur et démarrez l’Import Wizard.
3. Choisissez New project, sauf si les lignes doivent être ajoutées à un plan existant.
4. Sélectionnez la feuille de calcul et mappez les colonnes vers les champs de Project : les noms de tâches vers Name, les dates vers Start et Finish, les durées vers Duration, les valeurs de dépendance vers Predecessors, et les personnes ou équipes vers Resource Names.
5. Indiquez si les lignes représentent des tâches, des ressources ou des affectations, puis terminez l’importation.
6. Inspectez le Gantt Chart, la hiérarchie, les dates, les calendriers, les liens, les modes de tâche et les affectations de ressources.
7. Enregistrez le résultat avec File → Save As, en choisissant Project (*.mpp).

Une feuille de calcul plate ne fournit pas suffisamment d’informations à Project pour déduire une structure correcte de répartition du travail, des calendriers, des types de tâches ou des dépendances. Ajoutez les niveaux hiérarchiques et les règles de planification dans Project après l’importation, ou ajoutez les champs requis au classeur avant la conversion.

Convertisseurs en ligne et logiciels alternatifs

Certains services en ligne, notamment Zamzar, proposent la conversion de XLSX vers MPP. Ils peuvent convenir à une simple liste de tâches non confidentielle, mais la prise en charge des champs Project, des dépendances, des calendriers, des ressources et des versions MPP varie. Ne téléversez que les données autorisées par votre organisation et ouvrez le fichier téléchargé dans Microsoft Project pour le vérifier.

Pour les données confidentielles ou les échéanciers critiques, utilisez Project desktop plutôt qu’un convertisseur web générique. Une application desktop compatible avec Project peut également importer des fichiers Excel, mais vérifiez qu’elle peut enregistrer un fichier MPP natif et testez le résultat avec la version de Microsoft Project utilisée par les destinataires.

Limites de qualité et de compatibilité

Les formules Excel, la mise en forme conditionnelle, les graphiques, les tableaux croisés dynamiques, les commentaires et le style des cellules ne deviennent pas des fonctionnalités équivalentes de Project. Une date ou une durée générée par une formule est normalement importée comme une valeur ; recréez la logique de planification dans Project.

Ne supposez pas que des valeurs simultanées de Duration, Start et Finish resteront inchangées. Project peut recalculer les dates en fonction du mode de tâche, des calendriers, du temps de travail, des liens, des contraintes et des paramètres des ressources. Vérifiez les formats de date régionaux, les jours fériés, les durées écoulées, la syntaxe des prédécesseurs et les noms des ressources afin d’éviter des dates incorrectes ou des ressources en double.

Les références, les coûts, les champs personnalisés et les données détaillées d’affectation nécessitent généralement un mappage explicite ou une reconstruction manuelle. Conservez le fichier XLSX d’origine, car la conversion n’est pas réversible, et enregistrez le plan importé dans un nouveau fichier MPP jusqu’à ce que son échéancier ait été vérifié.