Convertir MSO en PDF

Un destinataire, une imprimante ou un système d’archivage peut nécessiter un PDF lorsque le document Office original ou l’e-mail HTML doit être partagé en conservant sa mise en page. Un fichier .mso seul n’est généralement pas le document à convertir ; la source originale doit donc d’abord être récupérée.

Qu’est-ce que le format MSO ?

.mso est une extension ambiguë, et non un format défini de manière universelle. Elle peut désigner un ancien fichier Microsoft Organization Chart, mais Microsoft Office utilise également des noms tels que oledata.mso pour les ressources OLE générées par les documents HTML et les messages Outlook au format HTML. Ces ressources peuvent contenir un objet incorporé, un dessin ou des données de mise en forme, plutôt qu’un document complet orienté page.

Un e-mail HTML peut arriver avec une ressource .mso accompagnée de fichiers HTML et image, ou la ressource peut être exposée à un destinataire utilisant un client de messagerie autre qu’Outlook. Le fichier MSO ne constitue pas le message complet et ne permet normalement pas de recréer à lui seul la mise en page du message. D’autres logiciels peuvent également utiliser .mso pour un format propriétaire ; l’application qui a créé le fichier et les fichiers associés déterminent donc la méthode de conversion appropriée.

Renommer file.mso en file.pdf ne modifie que l’extension du nom de fichier. Un éditeur de texte ou un utilitaire d’identification de fichiers peut révéler des références à Office, HTML, XML ou à une application spécifique, mais le contenu binaire ne doit être ouvert qu’avec un logiciel prenant en charge son format réel.

Ce que PDF préserve

PDF est un format de document à mise en page fixe conçu pour préserver la taille des pages, le positionnement, les polices, les images et l’apparence à l’impression sur différents systèmes d’exploitation et appareils. Il est couramment utilisé pour le partage, l’impression, les soumissions et l’archivage, car les destinataires peuvent consulter le résultat sans disposer de l’application de création originale.

L’exportation au format PDF peut aplatir ou omettre certaines fonctionnalités Office modifiables. Les macros ne s’exécutent pas dans un PDF, les formules peuvent apparaître uniquement sous la forme de leurs résultats affichés, les animations deviennent statiques et les objets incorporés, champs, effets de transparence, polices ou contrôles interactifs peuvent être modifiés ou disparaître. Sélectionnez PDF/A lorsqu’une conformité d’archivage à long terme est requise, puis vérifiez le fichier obtenu ; un PDF standard n’est pas automatiquement un fichier d’archivage validé.

Comment convertir le document Office original

1. Recherchez le fichier source à l’origine de la ressource MSO, par exemple .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt ou .pptx. Conservez le fichier MSO ainsi que les fichiers HTML, image ou objet incorporé associés.
2. Ouvrez la source dans Microsoft Word, Excel ou PowerPoint et vérifiez les sauts de page, le format du papier, les marges, les polices, les images, les graphiques et les objets incorporés.
3. Dans Office pour ordinateur sous Windows, utilisez File → Export → Create PDF/XPS ou File → Save As et sélectionnez PDF. Sous macOS, utilisez File → Save As avec PDF comme format, ou File → Print → PDF → Save as PDF.
4. Si l’exportation n’est pas disponible, utilisez File → Print → Microsoft Print to PDF sous Windows ou File → Print → PDF → Save as PDF sous macOS. L’impression peut omettre la structure du document, les liens, les signets, les balises, les commentaires ou les fonctionnalités interactives que l’exportation directe au format PDF peut conserver.
5. Ouvrez le PDF et vérifiez chaque page, en particulier les polices, le contenu tronqué, les marques de révision, les champs, les graphiques, les sauts de page et les éléments graphiques transparents.

Comment convertir un fichier MSO de graphique organisationnel

Un ancien fichier Microsoft Organization Chart autonome nécessite Microsoft Organization Chart ou une autre application prenant en charge ce format obsolète. Si le fichier s’ouvre, copiez ou exportez le graphique dans un document Word actuel, puis créez le PDF en suivant les étapes Office ci-dessus. Si l’ancien programme n’est pas disponible, une installation compatible d’une ancienne version d’Office ou un service spécialisé de récupération peut être nécessaire ; un convertisseur en ligne générique ne peut pas interpréter de manière fiable le fichier à partir de sa seule extension.

Si le graphique est incorporé dans un fichier Word, Excel ou PowerPoint, ouvrez plutôt ce document hôte que l’objet .mso extrait. L’exportation du document hôte préserve plus fidèlement le texte environnant et la mise en page que la conversion de l’objet isolé.

Comment convertir une ressource MSO provenant d’un e-mail HTML

Conservez le message original, son contenu .html ainsi que ses fichiers image ou pièces jointes. Ouvrez le message dans Outlook ou dans un navigateur qui restitue le HTML, puis utilisez Print → Save as PDF. Le PDF obtenu représente l’e-mail rendu ; la conversion d’un fichier oledata.mso isolé ne permet généralement pas de reconstituer le message, sa mise en forme ou ses images.

Si le message est stocké dans un fichier de données Outlook, ouvrez-le ou exportez-le d’abord avec Outlook. S’il se trouve dans un conteneur winmail.dat, extrayez le message ou la pièce jointe concerné(e) à l’aide d’un utilitaire local fiable, puis convertissez le document récupéré au lieu de considérer le conteneur ou sa ressource MSO comme une source PDF.

Options pour ordinateur, ligne de commande et services en ligne

LibreOffice peut convertir localement les fichiers source Office pris en charge, mais ne peut généralement pas convertir une ressource MSO arbitraire. Pour un document source récupéré, exécutez :

soffice --headless --convert-to pdf --outdir output source.docx

Microsoft Office fournit généralement le résultat le plus proche de l’original pour les documents contenant des polices, graphiques, champs ou objets incorporés spécifiques à Office. LibreOffice est utile lorsque Office n’est pas disponible, mais comparez la pagination et le rendu des objets avec l’original.

CloudConvert et Zamzar peuvent accepter certains formats Office reconnus, et les outils en ligne Adobe Acrobat peuvent convertir les documents Office pris en charge au format PDF. Utilisez-les uniquement après avoir identifié ou récupéré le fichier source réel ; l’envoi d’un fichier .mso inconnu peut être refusé ou mal interprété. N’envoyez pas de courriels confidentiels, de documents juridiques ou de documents professionnels à moins que les conditions de conservation et de confidentialité du service soient acceptables. Office, LibreOffice ou une imprimante PDF locale évite ce risque de divulgation.

Limites liées à la qualité et à la récupération

Le fichier MSO peut ne pas contenir suffisamment d’informations pour produire un PDF exploitable sans son application source et les fichiers associés. Conservez l’e-mail ou le fichier Office original, gardez les fichiers HTML et image associés, puis vérifiez le résultat visuellement et au moyen d’une extraction de texte lorsque l’accessibilité ou la recherche dans le texte est importante.