Convertir OLF en PDF

Les destinataires ont souvent besoin d’un PDF parce qu’ils ne disposent pas d’OyezForms ou parce qu’un formulaire rempli doit être imprimé, envoyé par e-mail ou conservé en tant qu’archive fixe. L’exportation empêche également les destinataires de modifier les données saisies dans le fichier .olf d’origine.

Formats OLF et PDF

Un fichier .olf est un fichier de formulaire propriétaire OyezForms utilisé par les utilisateurs d’OyezForms pour stocker une mise en page de formulaire et les données saisies. Il ne s’agit pas d’un format de document bureautique général, et modifier son extension de nom de fichier ne le rend pas lisible en tant que PDF, document Word ou fichier LibreOffice.

Le PDF est un format de description de page pris en charge par Adobe Acrobat Reader, les navigateurs web, Aperçu sous macOS et les systèmes d’impression standard. Il préserve plus uniformément la taille des pages, la mise en page, les graphiques et le texte imprimé qu’un fichier OLF partagé sans OyezForms. Un PDF peut contenir du texte sélectionnable et interrogeable, des polices incorporées, des signatures numériques et une sortie d’archivage PDF/A lorsque le logiciel d’exportation prend en charge ces fonctionnalités.

Exportation depuis OyezForms

Utilisez OyezForms pour convertir un fichier OLF. L’installation d’OyezForms inclut le composant d’impression/d’exportation PDF OyezForms dans les versions prises en charge ; il s’agit de la méthode de conversion appropriée, car il comprend les données de formulaire propriétaires.

1. Conservez le fichier .olf d’origine inchangé et ouvrez une copie dans OyezForms.
2. Vérifiez que tous les champs saisis, les pages, les pièces jointes ou le contenu référencé, ainsi que les calculs du formulaire, s’affichent correctement.
3. Utilisez File → Export et sélectionnez l’option d’exportation PDF proposée par OyezForms. Choisissez le dossier et le nom du fichier de sortie, puis enregistrez le PDF.
4. Si la version installée ne comporte aucune commande d’exportation, mais permet d’imprimer le formulaire rempli, utilisez File → Print et sélectionnez l’imprimante PDF OyezForms ou Microsoft Print to PDF sous Windows. Vérifiez le format du papier, l’orientation, la plage de pages et la mise à l’échelle avant l’enregistrement.
5. Ouvrez le PDF dans Acrobat Reader ou un navigateur et comparez chaque page avec le formulaire affiché dans OyezForms.

Demandez à l’expéditeur d’exporter le fichier si OyezForms n’est pas disponible, si le formulaire nécessite une autre version d’OyezForms ou si le fichier OLF ne s’ouvre pas correctement. L’expéditeur doit fournir le PDF exporté plutôt que le fichier OLF lorsqu’aucune modification n’est nécessaire.

Limites des conversions en ligne et tierces

Les convertisseurs en ligne génériques ne doivent pas être utilisés pour les fichiers OLF d’OyezForms. Les services PDF réputés, tels que les outils en ligne d’Adobe Acrobat, ne convertissent les formats courants qu’après qu’une application compatible a produit un fichier source imprimable ou pris en charge ; ils n’interprètent pas les données de formulaire OyezForms. Le chargement de formulaires juridiques, personnels, financiers ou internes sur un site de conversion non vérifié crée également des risques en matière de confidentialité et de conservation des données.

LibreOffice, Microsoft Word et les éditeurs PDF ordinaires ne fournissent pas de méthode fiable pour importer des fichiers OLF. N’ouvrez pas un fichier OLF comme du texte brut et ne renommez pas form.olf en form.pdf.

Réserves concernant la sortie et la compatibilité

Les PDF produits à partir de formulaires OyezForms remplis sont normalement aplatis : les valeurs des champs saisis restent visibles, mais les destinataires ne peuvent pas modifier les champs de saisie OyezForms d’origine. Conservez séparément la source OLF si des corrections ultérieures sont nécessaires.

L’exportation PDF native d’OyezForms est préférable à l’impression lorsqu’elle est disponible, car elle a davantage de chances de préserver la qualité du texte et le positionnement des pages. L’impression au format PDF capture uniquement la sortie imprimable et peut omettre les contrôles interactifs, le contenu visible uniquement à l’écran ou les données qui ne sont pas placées sur le formulaire imprimé.

Si le texte, les codes-barres, les signatures ou les sauts de page diffèrent dans le PDF, vérifiez l’imprimante sélectionnée, le format du papier, l’orientation et la mise à l’échelle ; utilisez une mise à l’échelle de 100 %, sauf si l’éditeur du formulaire indique un autre réglage. Si le PDF se compose de pages numérisées ou rastérisées, l’OCR peut ajouter du texte interrogeable, mais il ne restaure pas les champs OyezForms modifiables et doit être relu.