Convertir BPM en PDF

Les réviseurs, les auditeurs et les clients ont souvent besoin d’une copie figée d’un processus Bizagi qui peut être consultée, imprimée ou archivée sans installer Bizagi Modeler. L’exportation du modèle au format PDF fournit cette copie tout en laissant le fichier .bpm d’origine disponible pour modification.

Qu’est-ce que le format BPM ?

Dans la catégorie Documents, .bpm identifie généralement un modèle de processus Bizagi Modeler. Il stocke un modèle de processus métier modifiable, notamment les activités BPMN, les événements, les passerelles, les connecteurs, les couloirs, les sous-processus, les informations de mise en page et les métadonnées du modèle ; selon le modèle, il peut également contenir la documentation associée.

Bizagi Modeler est l’application appropriée pour ouvrir et modifier ce type de fichier. L’extension n’est pas un identifiant de format universel : un autre produit peut également utiliser .bpm. Renommer le fichier en .pdf ne le convertit pas, et un fichier créé par une autre application BPM doit être exporté par cette application.

Qu’est-ce que le format PDF ?

PDF est un format de document à mise en page fixe qui préserve les dimensions des pages, le positionnement du texte, les graphiques et la mise en page d’impression sur les différents systèmes d’exploitation et lecteurs PDF. Il convient à la distribution d’un diagramme de processus aux destinataires qui doivent le lire, l’imprimer, l’approuver, le signer ou l’archiver plutôt que modifier sa structure BPMN.

Un export PDF est une représentation visuelle, et non un remplacement du modèle Bizagi. Les lecteurs PDF peuvent permettre la sélection et la recherche de texte, ainsi que l’ajout de commentaires ou d’annotations, mais ils ne conservent pas les éléments modifiables de Bizagi, les règles de validation, les données de simulation ou les relations du modèle.

Convertir un fichier BPM en PDF avec Bizagi Modeler

1. Installez et ouvrez Bizagi Modeler, puis utilisez Open pour charger le fichier .bpm. Vérifiez que le fichier s’ouvre comme le processus attendu et non comme un format BPM sans rapport.
2. Examinez le diagramme avant l’exportation. Vérifiez la mise en page, les noms des couloirs, le routage des connecteurs, les libellés des passerelles, les sous-processus, ainsi que toute documentation ou tout diagramme lié devant apparaître dans le livrable. Enregistrez les modifications de mise en page requises dans le modèle source.
3. Utilisez la commande d’exportation ou de publication PDF de Bizagi Modeler. Selon la version, cette commande est accessible sous une commande Export ou Publish ; sélectionnez PDF et suivez la boîte de dialogue d’exportation propre à la version.
4. Choisissez les options disponibles concernant les pages, l’orientation, la mise à l’échelle et le contenu. L’orientation paysage et un format de papier plus grand conviennent généralement aux diagrammes BPMN larges. N’incluez la documentation ou les sous-processus liés que lorsque le destinataire en a besoin.
5. Définissez un nom de fichier de sortie tel que order-approval-process.pdf, choisissez la destination, puis terminez l’exportation.
6. Ouvrez le PDF dans un lecteur et inspectez chaque page avec un zoom de 100 %. Vérifiez que le texte, les lignes des connecteurs, les libellés des couloirs, les couleurs, les sauts de page et les références aux sous-processus restent lisibles.

Utiliser l’impression au format PDF lorsque l’exportation directe n’est pas disponible

Si la version installée de Bizagi ne fournit pas la commande d’exportation PDF requise, ouvrez le modèle et choisissez File → Print. Sélectionnez Microsoft Print to PDF sous Windows ou Save as PDF dans macOS, puis définissez le format de papier, l’orientation paysage, les marges et l’échelle avant l’enregistrement.

L’impression au format PDF est une solution de secours, et non une conversion de format qui préserve le modèle. Elle peut omettre la documentation Bizagi, produire une pagination moins adaptée ou réduire un grand diagramme jusqu’à rendre les libellés illisibles. Utilisez l’exportation directe de Bizagi lorsqu’elle est disponible et exportez des diagrammes de sous-processus séparés si une seule page ne permet pas de présenter le processus de manière lisible.

Convertisseurs en ligne et limites de compatibilité

Les services en ligne génériques tels que CloudConvert ou Zamzar ne doivent pas être considérés comme compatibles avec les fichiers .bpm de Bizagi. De nombreux services prennent uniquement en charge les formats courants de bureautique et d’image, et non la structure native de modèle de processus de Bizagi ; le téléversement d’un processus métier peut également exposer des informations opérationnelles confidentielles. Utilisez Bizagi Modeler localement, sauf si un fournisseur en ligne indique explicitement que les fichiers .bpm de Bizagi sont pris en charge en entrée, produit le contenu PDF requis et a été approuvé pour ces données.

• Substitution de polices : les polices absentes de l’ordinateur utilisé pour l’exportation peuvent modifier le retour à la ligne, la position des libellés et les sauts de page. Installez les polices requises avant l’exportation lorsque la fidélité de la mise en page est importante.
• Diagrammes volumineux : la pagination automatique ou la réduction de l’échelle peut rendre les libellés difficiles à lire. Augmentez le format de page, modifiez l’orientation, ajustez l’échelle ou exportez des diagrammes individuels.
• Interactivité : les hyperliens, la navigation, la documentation ou le comportement des sous-processus peuvent ne pas être conservés sous la même forme que dans Bizagi. Testez les liens exportés et le contenu inclus s’ils font partie des exigences de livraison.
• Conservation de la source : conservez le fichier .bpm d’origine avec le PDF lorsqu’une modification, une validation ou une réutilisation ultérieure du modèle est nécessaire.